Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса). Выполнение макроса возможно:
- из окна базы данных на вкладке МАКРОСЫ следует нажать кнопку ЗАПУСК;
- при возникновении определенного события некоторого объекта, например, нажатие кнопки. В этом случае макрос выполняется автоматически.
Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макросу присвоить стандартное имя AUTOEXEC, то такой макрос будет выполняться автоматически сразу же после загрузки Access. Макрос состоит из макрокоманд. Для создания макроса следует:
1). В окне базы данных на вкладке МАКРОСЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ.
2). На панели макрокоманд в ячейке столбца МАКРОКОМАНДА выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды.
3). В ячейку столбца ПРИМЕЧАНИЕ ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно).
4). В нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.
Если макрос должен состоять из нескольких макрокоманд, следует перейти на следующую строку и повторить вышеуказанные действия.
Можно использовать технологию перемещения объектов для быстрого создания макроса. Для этого следует в окне базы данных выбрать объект и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того, чтобы создать макрос, открывающий форму, следует перемесить с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды.
Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:
- макрокоманды перемещения по данным: Следующая Запись (Find Next), Найти Запись (Find Record), К Элементу Управления (Go To Control), На Страницу (Go To Page), На Запись (Go To Record) и отбору данных Применить фильтр (Apply Filter);
- выполнение макроса, процедуры или запроса: Открыть Запрос (Open Query), Запуск Программы (Run Code), Запуск макроса (Run Macro), Запуск Запроса SQL(Run SQL), Запуск Приложения (Run App);
- прерывание выполнения: Отменить Событие (Cancel Event), Выход (Quit), Остановить Все Макросы (Stop All Macros), Остановить макрос (Stop Macro);
- макрокоманды экспорта – импорта: передача объектов Microsoft Access в другие приложения - Ввести В Формате (Output To) и Отправить Объект (Send Object); преобразование данных между Microsoft Access и другими форматами данных – Преобразовать в Базу (Transfer Spreadsheet), Преобразовать текст (Transfer Text);
- макрокоманды работы с объектами: Копировать Объект (Copy Object), Переименовать (Rename), Сохранить (Save), Удалить Объект (Delete Object), Развернуть (Maximize), Свернуть (Minimize), Сдвиг Размер (Move Size), Восстановить (Restore), Закрыть (Close), Открыть Форму (Open Form), Открыть модуль (Open Module), Открыть Запрос (Open Query), Открыть Отчет (Open Report), Открыть Таблицу (Open Table), Печать (Print Out), Выделить Объект (Select Object), Задать Значение (Set Value), Обновить Объект (Repaint Object), Обновление (Requery), Показать все Записи (Show All Records);
- прочие макрокоманды:
= Добавить Меню (Add Menu) – создание общей или специальной строки меню, контекстного меню;
= Задать Команду Меню (Set Menu Item) – задание состояния пунктов меню в специальной или общей строке меню;
= Вывода информации на экран – Вывод На Экран (Echo), Песочные Часы (Hour Glass), Сообщение (Msg Box), Установить Сообщения (Set Warnings);
= Генерация нажатий клавиш – Команды Клавиатуры (Send Keys);
= Вывод на экран или скрытые встроенной или специальной панели инструментов – Панель Инструментов (Show Toolbar);
= Подача звукового сигнала – Сигнал (Beep).
Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце УСЛОВИЕ (для вывода столбца следует выполнить команду ВИД /УСЛОВИЕ) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений. В ячейках столбца УСЛОВИЕ нельзя использовать выражения SQL.
При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца УСЛОВИЕ содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.
Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец ИМЯ МАКРОСА. Чтобы его вывести, нужно выполнить команду ВИД / ИМЕНА МАКРОСОВ.
Для запуска макроса из группы макросов следует указать:
Имя Группы макросов . Имя Макроса.
Основные понятия.. 1
Архитектура Файл-сервер... 3
Архитектура Клиент-сервер... 3
Модели данных... 4
Реляционные модели базы данных... 7
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О СУБД ACCESS... 11
Назначение и условие применения СУБД Access.. 11
Основные объекты БД Access.. 17
Спецификация СУБД Access 2000... 18
Основные технологические этапы работы с СУБД.... 19
ГЛАВА 3. ТАБЛИЦЫ..... 19
Структура таблицы.... 19
Индексирование таблиц... 24
Создание таблиц... 25
Определение имен полей, их типов и описаний... 26
Определение свойств полей... 28
Определение ключевого поля.. 35
Установка связей между таблицами... 36
Ввод данных в таблицы и их редактирование.. 39
ГЛАВА 4. ЗАПРОСЫ..... 43
Запросы на выборку... 46
Правила создания вычисляемого поля.. 53
Условия отбора записей в запросах... 58
Запросы-действия.. 59
ГЛАВА 5. ФОРМЫ..... 62
Типы форм... 64
Конструирование форм... 66
Структура формы.... 67
Свойства формы.... 68
Элементы управления формой... 70
ГЛАВА 6. ОТЧЕТЫ..... 77
Виды отчетов.. 77
Структура отчета.. 77
Конструирование отчета.. 77
ГЛАВА 7. СТРАНИЦЫ ДОСТУПА К ДАННЫМ..... 80
Основные сведения о страницах доступа к данным... 80
Использование страниц доступа к данным в Интернете.. 81
Структура страницы доступа к данным... 81
Поиск данных на странице доступа с помощью фильтра. 82
Конструирование страниц доступа к данным... 82
ГЛАВА 8. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БД.... 83
Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система –это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.
Цель любой информационной системы – обработка информации конкретной предметной области.
Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.
В широком смысле база данных – это совокупность сведений об объектах предметной области. Информация в базе данных должна храниться в упорядоченном виде, т.е. данные должны быть структурированы. Структурирование это введение соглашений о способах представления данных.
База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Особенностями такой совокупности данных являются:
- достаточно большие объемы информации;
- максимально возможная компактность хранения данных;
- возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области;
- удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации;
- высокая скорость доступа к данным;
- надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;
- удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных.
Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.
По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.
Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.
Централизованные базы данных по способу доступа делятся на
- базы данных с локальным доступом (данные и процедуры обработки хранятся на одной машине);
- базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур Файл-сервер и Клиент-сервер.
