1. В режиме конструктора запроса щелкнуть по пустой ячейке в строке "Поле". Затем для ввода выражения следует либо щелкнуть по кнопке инструментальной панели "Построить", либо выбрать одноименную команду в контекстном меню, щелкнув по пустому полю правой клавишей.
2. В окне построителя (рис.2) необходимо создать выражение путем последовательного добавления в него имен полей таблиц и запросов, функций, констант и операторов, которые выбираются из соответствующих списков.
Рис 2. Вид окна Построителя выражений
3. После создания в окне построителя выражения щелкнуть по кнопке "Ok" и вернуться в окно конструктора запроса. В поле появится выражение. По умолчанию после нажатия клавиши ENTER или перемещения в другую ячейку полю будет автоматически присвоено имя «ВыражениеN», где N является целым числом, возрастающим на единицу для каждого нового поля, содержащего выражение, в запросе.
Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле, выделив имя этого поля и введя новое имя, например, заменить имя Выражение1. на имя НДС.
Например, для создания поля "Сумма" следует ввести в ячейку в строке "Поле" выражение:
Сумма: [Цена]*[Количество]
При выполнении запроса в поле "Сумма" будет занесено новое значение, найденное путем перемножения содержимого полей "Цена" и "Количество".
4. При делении денежного значения на любое число возвращается числовое значение со значением свойства Размер поля "С плавающей точкой (8 байт)". Для того чтобы возвращалось значение типа "Денежный", следует указать этот тип в свойстве запроса Формат поля.
Замечание
Для ввода или просмотра всего выражения, не прибегая к прокрутке, нажмите клавиши SHIFT+F2 и выведите на экран окно Масштаб.
5. При вводе выражения в окно свойств, в поле бланка запроса Access выполняет автоматическую вставку определенных символов при изменении положения фокуса. В зависимости от типа поля, в которое вводится выражение, автоматически добавляются:
- прямые скобки ([ ]) вокруг имен форм, отчетов, полей и элементов управления;
- символы (#) вокруг дат;
- прямые кавычки вокруг (" ") строковых значений.
Имена объектов
Имена объектов в формульном выражении - это идентификаторы таблиц, форм, отчетов, элементов управления, полей. При вводе имени объекта в Access его нужно заключать в квадратные скобки [ ]. Если в имени объекта нет пробелов и знаков пунктуации, то скобки можно не вводить, однако их вставит сам Access.
При указании имени поля конкретного объекта используются операторы идентификации.
! – оператор идентификации используется для разделения ссылок на объекты. Например, для обращения к полю «Дата рождения» в форме СТУДЕНТ следует написать:
FORMS![СТУДЕНТ]![ДАТА РОЖДЕНИЯ].
Вывод на экран задает ссылку на значение поля элемента управления или свойства.
Элементы выражений
Элементами выражения могут быть операторы, имена полей, функции, литералы и константы.
Оператор =, <>, <, <=, >, >=, &, And, Or, Not, Like, Between, In определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами и используются главным образом в условиях отбора записей.
Использование стандартных функций в выражениях
Функции – это ранее определенная последовательность действий (программа). В Access можно использовать функции двух видов: стандартные, входящие в состав Access или VBA (140 функций) и пользовательские, которые пользователь пишет сам на языке VBA. Все функции сгруппированы по категориям:
1. Функции даты и времени. Предназначены для управления значениями типа ДАТА и ВРЕМЯ.
Date() – возвращает текущее системное время и дату;
Day() – возвращает целое число от 1 до 31 – день месяца;
Month() – месяц от 1 до 12 значения даты;
Weekday() – возвращает день недели (целое число, воскресенье соответствует 1);
Year() – возвращает год (целое число).
2. Функции преобразования типов данных. Позволяют назначить наиболее подходящий тип данных:
str() – возвращает число в виде строки;
Val() – возвращает число из строки;
Format() – возвращает строку в формате, определенном пользователем.
3. Математические и тригонометрические функции. Выполняют вычисления над числовыми значениями.
Abs() – возвращает абсолютное значение числа;
Sqr() –вычисляет квадратный корень числа;
Fix() – возвращает целую часть числа;
Int() – возвращает первое целое число, меньшее аргумента.
4. Текстовые (строковые) функции. Выполняют операции над текстовыми значениями.
Asc() – возвращает числовой код символа;
Chr() – возвращает символ по числовому коду;
Instr() – возвращает номер позиции знака в тексте;
Left() – возвращает указанное число знаков текста слева;
Right() – возвращает указанное число знаков справа;
Mid() – возвращает указанное число знаков, начиная с указанной позиции.
5. Финансовые функции. Эти функции аналогичны имеющимся финансовым функциям в Excel.
6. Статистические функции. Выполняют групповые операции над набором данных, который содержится в поле формы, отчета или запроса.
