Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.
Access входит в состав профессионального пакета программ Microsoft Office. Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением ACCDB. Кроме того, при работе создается дополнительный небольшой файл с расширением LDB, который содержит информацию о блокировке, необходимую для работы в сети. При этом упрощается технология ведения базы данных, обеспечивается компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность их обработки.
Файл информации о блокировке используется для контроля за блокировками таблиц Microsoft Access. При работе в сети для каждого пользователя, открывающего базу данных, создается запись в этом файле. Данная информация используется при обнаружении блокированных записей в базе данных и пользователей, которые их заблокировали. Это позволяет предотвратить конфликты доступа к файлам и повреждение базы данных при работе в сети.
Данный файл создается автоматически при открытии файла базы данных Microsoft Access (.accdb). Удаление файла (.LDB) возможно только при отсутствии пользователей, открывших базу данных.
При перемещении файла базы данных нет необходимости переносить файл .LDB. Если такой файл не обнаружен, то попытка создать его выполняется автоматически.
Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют решать разнообразные задачи, не прибегая к программированию на языке запросов SQL или Visual Basic.
Для работы, как и в других приложениях Microsoft Office, используются команды меню и кнопки инструментальных панелей.
Для автоматизации процесса создания отдельных объектов используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктором. Конструктор имеет соответствующие панели элементов, которые могут использоваться при создании макетов форм и отчетов.
Имеется возможность автоматического конструирования запросов, форм и отчетов и их элементов.
Для помощи начинающим пользователям имеются специальные программные средства - мастера(Wizard):
- Мастера баз данных, которые предлагают шаблоны многих типовых баз данных (более 20) в различных предметных областях деловой и личной жизни, включая все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Мастер баз данных максимально упрощает разработку базы данных, автоматически создавая ее (разумеется не наполняет ее самими данными). Созданную таким образом БД можно в дальнейшем изменить и расширить.
- Мастер по созданию форм и отчетов;
- Мастер по анализу таблиц, позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или более таблиц меньшего размера, в которых данные размещаются без повторений (СЕРИС/Анализ/Таблица);
- Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения;
- Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте БД в текстовые файлы;
- Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права предоставленные для работы с ней пользователям и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.
- Мастер по разделению базы данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй - запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут настраивать формы, отчеты и другие объекты по своему усмотрению.
В Access имеются и другие мастера.
Access может использовать данные других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным JDBC (Open Database Connectivity) - Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.
База данных обычно содержит данные, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.
Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе пользователей с общими данными, например от одновременной корректировки данных.
Разграничение доступа осуществляется в соответствии с правами, предоставленными отдельным пользователям в сетевой операционной системе.
Широкое распространение получили сети, поддерживающие концепцию файлового сервера. База данных Access в такой сети может размещаться на компьютере, выделенном в качестве файлового сервера. При этом СУБД Access может быть установлена или на файловом сервере или на каждой рабочей станции. Обработка данных базы в обоих случаях осуществляется на рабочих станциях пользователей.
Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключится к сети, Access позволяет создавать репликации. Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Создание реплики производится командой СЕРВИС/Репликация/Создать реплику. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.
При проведении сеанса синхронизации изменения, сделанные одним пользователем вносятся в общую БД и в реплики других пользователей. При этом возможно возникновение конфликтных ситуаций, когда пользователи двух разных реплик по-разному изменили одну и ту же запись. В таких случаях создается специальная конфликтная таблица, которую можно просмотреть и принять решение.
СУБД Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию "клиент-сервер". В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере, и позволяет выполнять размещенных на нем данных, обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).
На рабочих станциях-клиентах работает Access. Пользователи могут взаимодействовать не только со своими локальными базами, но и сданными, расположенными на сервере. Клиент может посылать на сервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленные данные. Для того, чтобы получить возможность такой работы необходимо установить драйвер ODBC для MS SQL, который входит в комплект поставки MS Access.
