Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора
Создание таблицы базы данных
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе (на стадии проектирования) определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать закладку Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица (см. рис.) выбрать один из режимов создания таблицы: Режим конструктора, Режим мастера, Режим ввода данных.
Рис.Диалоговое окно для выбора одного из режимов создания таблицы
Независимо от режима создания таблицы, ее всегда можно доработать в режиме Конструктора.
Создание таблицы в режиме Конструктора является основным способом создания новой таблицы. В режиме конструктора пользователь сам указывает параметры всех элементов структуры таблицы, что в дальнейшем при загрузке таблицы позволяет отслеживать соответствие форматов вводимых данных форматам поля.
При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: таблица.При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню и панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов конструктора таблиц.
Для определения поля в окне таблица (см. рис.) задаются Имя поля, Тип данных, Описание.
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением “.”, “!”, “,”, “[]”. Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII 00-31. Максимальная длина имени 64 символа.
Рис. Окно определения структуры новой таблицы
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типов данных каждого поля.
Общие свойства поля задаются на закладке для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Наиболее важные на первом этапе изучения свойства полей:
¨ Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле.
¨ Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.
¨ Число десятичных знаков задает число знаков после запятой.
¨ Подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
¨ Условие на значение осуществляет контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.
¨ Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.
Тип элемента управления— свойство, которое задается на закладке Подстановка в окне конструктора таблиц (см. рис.). Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде поля, списка или поля со списком. Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.
Если при определении типа поля был выбран Мастер подстановок, то значения свойств на закладке Подстановка будут заполнены мастером.
Определение первичного ключа.Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле или выполняется команда Правка/Ключевое поле.
После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл/Сохранить или кнопка панели инструментовСохранить. В окнеСохранить вводится имя таблицы.
После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти к созданию записей в таблице. Переход в режим таблицы возможен только после сохранения структуры таблицы и осуществляется нажатием кнопки Представление таблицы на панели инструментов конструктора таблиц.
В схеме данных определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет Access автоматически использовать связи, один раз определенные, при конструировании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями разных таблиц.
Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены связи типа 1:1 или 1:М с обеспечением целостности базы данных. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно- логической моделью.
Обеспечение целостности данных означает выполнение для взаимосвязанных таблиц перечисленных ниже условий корректировки базы данных:
¨ в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;
¨ в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;
¨ изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь 1:1. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь 1:М от главной таблицы к подчиненной.
