Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел — это систематизированный перечень заго­ловков дел. Описи составляются отдельно на:

— дела постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— дела по личному составу;

— дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);

— служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по но­менклатуре организации. Обнаруженные недостатки уст­раняются.

Такие описи составляются на дела каждого структур­ного подразделения организации. При этом в описатель­ную статью описи должны быть занесены:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— регистрационный номер дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), который должен пол­ностью соответствовать заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (тома, части);

— срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об осо­бенностях физического состояния дел. о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием долж­ности), а утверждает ее руководитель структурного под­разделения. Составляют опись в 2-х эк­земплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпля­ра описи указывается количество дел (цифрами и пропи­сью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего де­ла.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подле­жат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без допол­нительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составля­ется акт. Обычно составляется акт о выделении к унич­тожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хране­ния истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, закон­ченные делопроизводством в 1996 году, могут быть вклю­чены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.