· имена полей не могут содержать более 64 символов, включая пробелы;
· избегать употребления полей, совпадающих с именами встроенных свойств или функций MS Office;
· имя поля не должно начинаться с пробела;
· имена полей могут содержать любые символы за исключением: точки, апострофа, восклицательного знака и квадратных скобок.
Тип данных. Тип данных поля можно выбрать из предлагаемого списка.
Access допускает один из девяти типов данных для любого поля, которыми могут быть: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/Время, Денежный, Логический, Счетчик, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок
Тип данных Текстовый – используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Максимальная длина – 255 символов. Система не сохраняет пустые символы в неиспользованной части текстового поля, что уменьшает общий размер базы данных.
Тип данных ПОЛЕ МЕМО используется для хранения длинного текста или комбинации текста и чисел, содержащих более 255 символов (до 65 536 символов).
Тип данных Числовой – используется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов (размеров): байт, целое (2 байта), длинное целое (4 байта), одинарное с плавающей точкой (4 байта, 7 знаков в дробной части), двойное с плавающей точкой (8 байт, 15 знаков в дробной части) и др.
От выбора размера числового поля зависит точность вычислений. По умолчанию используется Длинное целое, которое занимает 4 байта и представляет число от –2114777483648 до 21477483647.
Тип данных Дата/Времяиспользуется для хранения даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля 8 байт. Система предоставляет большой выбор форматов для отображения даты и времени, но хранит их в специальном фиксированном числовом формате.
Тип данных Денежный предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Размер этого поля – 8 байт.
Тип данных Счетчик содержит 4 байтный уникальный номер каждой вновь вводимой записи. Поле счетчика может генерировать три типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Счетчик случайных чисел создает случайный номер для каждой записи в таблице. Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих
Номер новой записи получается путем увеличения предыдущего на 1 или случайным образом. Значение этого поля вводится автоматически, и его нельзя удалить или изменить. Это поле может быть создано и назначено ключевым автоматически, если пользователь сам не определил ключ из одного или группы полей.
ВНИМАНИЕ ! В новой таблице, еще не содержащей записей, можно изменить начальное значение для поля счетчика, у которого в свойстве Новые значения (NewValues) задан тип Последовательные, на значение, отличное от 1.
Тип поля Логический – содержит только одно из двух значений, интерпретируемых как ДА/Нет или Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поле логического типа не может быть ключевым, но его можно индексировать.
Поле объекта OLE (до 1 Гбайта, ограничивается объемом диска) содержит ссылку на объект любого приложения Windows (формулу, рисунок, лист или книгу Excel и т.д.). В каждой конкретной записи тип данного этого поля определяется типом вставленного в него объекта. Размер поля ограничен свободным дисковым пространством на Вашем ПК.
Поле типаГиперссылка -строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL), дополнительный адрес - смещение внутри файла или страницы.
Поле типа Мастер подстановок создает столбец подстановки, в котором отображает список значений для выбора (4 байт). Можно в качестве списка задать значения из другой таблицы или запроса, или ввести фиксированный поток значений.
Для задания свойств поля служит окно свойств поля, размещаемое в нижней части окна конструктора. Окно свойств поля имеет две вкладки: Общие и Подстановки. Содержание окна свойств поля меняется в зависимости от того, поле какого типа в текущий момент является активным, а также от выбранной вкладки окна свойств поля.
При выборе вкладки Общие обычно свойствами поля могут быть следующие.
Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти.
Размер текстового поля – от 0 до 255.
Для счетчика это свойство может принимать два значения - длинное целое (4 байта ) и код репликации – 16 байтов.
Для полей числового типа: байт, целое (целочисленные значения от -32768 до +32767), длинное целое (целочисленные значения от -2147483648 до +2147483647 – 4 байта), одинарное с плавающей точкой (4 байта), двойное с плавающей точкой (8 байт), действительное (12 байт).
Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода всех типов данных, кроме OLE, на экран и на печать. Например, для поля «Цена» разумно указать в свойстве Формат поля формат «Денежный» и установить для его свойства Число десятичных знаков значение 2 или «Авто». В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р.
Это свойство определяет только способ отображения данных, не затрагивая способ их хранения.
Существуют встроенные (стандартные) форматы данных и специальные.
Рассмотрим сначала встроенные форматы.
Ниже перечислены стандартные значения свойства "Формат поля", допустимые для числовых, дата, логических, денежных и полей типа счетчик.
Стандартный числовой: изображает числа так, как они были введены (используется по умолчанию). Например, 3456,789
Денежный: Использует разделитель тысяч; отрицательные числа изображаются заключенными в скобки; свойство "Число десятичных знаков" имеет значение 2. Например: 3 456,79 р.
Фиксированный: Изображает, по крайней мере, один символ; свойство "Число десятичных знаков" имеет значение 2.
С разделителями тысяч: использует разделитель тысяч; свойство "Число десятичных знаков" имеет значение 2. Например: 3 456,79
Процентный: умножает значение на 100; добавляет знак процента; свойство "Число десятичных знаков" имеет значение 2.
Экспоненциальный: использует экспоненциальный формат (например, 1.05х10 ).
Для типа Дата/Время существует следующий набор форматов:
Полный даты: если значение содержит только дату, то время не изображается; если значение содержит только время, то дата не изображается (используется по умолчанию). Примеры: 03.04.93 05:34:00, 03.04.93 и 05:34:00.
Длинный даты: Пример: Суббота, 3 апреля 1993 г.
Средний даты: Пример: 03-апр-93.
Краткий даты: Пример: 03.04.93.
Длинный времени: Пример: 05:34:00.
Средний времени : Пример: 05:34.
Краткий времени: Пример: 17:34.
Длялогического типа данных используется следующий набор форматов:
Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл.
Для любого формата можно указать точное число знаков в дробной части, задав значение свойства "Число десятичных знаков").
Специальные форматы, создаются при помощи символов форматирования.
Специальные форматы для числовых и денежных данных могут включать в себя от 1 до 4-х разделов, отделенных друг от друга точкой с запятой, содержащих спецификацию для различных типов данных:
первый раздел – формат для положительных чисел;
второй раздел– формат для отрицательных чисел;
третий раздел– формат для нулевых значений;
четвертый раздел– формат пустых значений.
Не обязательно указывать все части, для отсутствующих частей описания будет использовано форматирование по умолчанию.
СимволОписание
. (точка) - десятичный разделитель
, (запятая) - разделитель групп разрядов
0 прототип разряда (знакоместо) - вводится цифра или 0
# прототип разряда (вводится цифра или ничего не вводится)
$ выводится текстовая константа $
% процентный формат (число умножается на 100 и добавляется знак %)
Ниже перечислены символы, используемые при определении специальных форматов для любого типа данных.
· «АВСД» -к значению поля добавляется строка символов, расположенная между двойными кавычками;
· ! (восклицательный знак)– устанавливает выравнивание по левой границе поля таблицы, форма, отчета;
· * (Звездочка) – приводит к заполнению доступного пространства символом, указанным сразу после звездочки;
· [ЦВЕТ] – прямоугольные скобки указывать обязательно, а в них цвет – Black, Blue, Red и т.д
