Організація й систематизація зберігання інформації про основні документи, що використовуються в кожному проекті (договори, інші офіційно погоджені документи) полягає в їхньому отримуванні, визначенні взаємозв'язку з іншою документацією й фізичному розташуванні (в електронному й паперовому вигляді).
Визначення переліку й ведення «зрізів» стану основних процесів у єдиному форматі для однотипних проектів значно полегшує організацію документообігу.
Зріз – узагальнена назва миттєвого стану якого-небудь процесу проекту. Зрізи можна умовно розділити на динамічні й статичні.
Динамічні відображають природну, заплановану зміну стану процесів у ході проекту. Наприклад, у ході проекту необхідно підготувати деякий набір документів, при цьому вони повинні пройти кілька ітерацій узгодження різними підрозділами. У цьому випадку зріз буде являти собою або таблицю з переліком документів, автором і/або відповідальним, станом («створюється», «на першому узгодженні», «виправлення», «готовий» і т.п.), або все це в складі загального плану проекту. Останній варіант не завжди зручний, тому що план проекту може виявитися перевантажений зайвими подробицями й стати занадто «важким».
По закінченні процесу зріз може ставати статичним, тобто відображає результат завершеного процесу. Для приклада, наведеного вище, це буде перелік готових і погоджених документів, із вказівкою автора, місця зберігання й т.п. інформації. Таким чином, статичні зрізи описують результат завершених процесів, що підлягають процедурі контролю за змінами. Найпростішим прикладом статичного зрізу є документ, що описує зафіксоване й погоджене охоплення проекту.
Набір необхідних зрізів повинен визначатися для кожного конкретного проекту. Якщо проекти однотипні, система документообігу повинна описувати єдиний формат ведення таких зрізів, порядок збереження історичної інформації для наступного створення бази даних.
Відсутність уваги до перерахованих питань приводить до двох типів наслідків:
1) складність контролю якості ведення проекту з боку керівництва;
2) втрата отриманого досвіду.
Контроль якості виконання при відсутності єдиного підходу до документообігу буде виявляти проблеми тільки після їхнього виникнення.
Аудит і аналіз придбаного досвіду, що проводиться після закриття проекту, буде мати вкрай слабкий зв'язок з реальністю й можливість до узагальнення, якщо із самого початку не було приділено належної уваги архівуванню історії проекту в різних розрізах у єдиному форматі.
Для одержання достовірної інформації метою контролю повинен бути не пошук помилок і покарання, а допомога в управлінні, виходячи із принципу «одна голова добре, а дві – краще».
Крім того, необхідно мати на увазі, що в будь-який момент часу може відбутися зміна керівника проекту. При недостатній увазі до організації документообігу при управлінні проектами, процес передачі справ виявляється невиправдано складним і некерованим. Це у свою чергу призводить до створення надмірної персональної залежності проекту від конкретного співробітника з усіма ризиками, що випливають.
