Методы аудита

В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:

- аудит деятельности подразделений, обследуя все процессы в которых оно задействовано. Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента.

- аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации. Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии подразделений в рамках процессов. Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.)

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

Обследование объекта аудита проводится по одной из следующих схем:

- прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки;

- прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу;

- частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

2.3 Контрольные вопросы и задания

1 Какие виды аудитов Вы знаете?

2 Что такое внутренний аудит и кто и в каких целях его проводит?

3 Что такое внешний аудит и кто и в каких целях его проводит?

4 Какие аудиты относятся к внутреннему аудиту?

5 Какие аудиты относятся к внешнему аудиту?

6 Что такое аудит первой стороной?

7 Что такое аудит второй стороной?

8 Что такое аудит третей стороной?

9 Расскажите о преимуществах и недостатках проведения вешнего аудита.

10 Что входит в проверку адекватности?

11 Что такое проверка соответствия?

12 Перечислите объекты аудита.

13 Какие методы аудита Вы знаете?

Лекция 3
Принципы аудита. Внутренний аудит

3.1 Принципы аудита

При подготовке и проведении аудита необходимо руководствоваться определёнными принципами. Приверженность этим принципам является необходимым условием получения достаточной, достоверной и объективной информации по результатам аудита. В ISO 19011:2002 представлены принципы, относящиеся к аудиторам и к процессу проверки.

К принципам, которыми должны руководствоваться аудиторы относятся:

Этичное поведение – основа профессионализма.

Добросовестное изложение – обязательство правдиво и точно представлять отчет.

Должное профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита.

Позитивный подход – в ходе определения соответствия, стремление и нацеленность принести заказчику результатами аудита добавленную стоимость в процессе.

Принципы, относящиеся к процессу проверки:

1) независимость – основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита.

Для обеспечения объективности результатов аудита аудиторы должны быть независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов;

2) подход, базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита.

Только проверенная информация может стать свидетельством аудита, поэтому для получения достоверной информации аудитор должен стараться использовать различные методы сбора информации и несколько источников информации.

Кроме вышеуказанных принципов необходимо отметить некоторые организационные принципы аудита:

1) принцип единообразия означает, что аудит осуществляется в соответствии с процедурой, официально установленной руководством организации с тем, чтобы обеспечить его объективность, сопоставимость и прослеживаемость. Использование в организации единых форм представления результатов аудита облегчает анализ данных, полученных в ходе серии аудитов;

2) принцип системности означает, что планирование и проведение аудитов по различным процессам системы менеджмента должны осуществляться с учетом их взаимосвязи;

3) принцип документированности означает, что проведение каждого конкретного аудита строго документируется с тем, чтобы обеспечить объективность аудита, сохранность информации о фактическом состоянии объекта аудита, а также возможность дальнейшего анализа результатов аудита.

4) принцип открытости означает, что каждый конкретный аудит планируется, и аудитируемое подразделение (должностное лицо) заранее уведомляется о времени проведения аудита с тем, чтобы исключить возможность уклонения персонала от предоставления требуемых данных или отсутствия сотрудников на рабочих местах в момент проверки.

5) принцип регулярности означает, что аудиты проводятся с установленной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения организации были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства. Интервалы между аудитами организация устанавливает сама с учётом статуса и важности проверяемых процессов, результатов предыдущих аудитов, а также динамики развития организации.

3.2 Назначение внутреннего аудита

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет:

а) обеспечить соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта и требованиям, установленным самой организацией в документированных процедурах, стандартах предприятия, инструкциях и другой нормативно-технической документации;

б) предоставить уверенность руководству и заинтересованным сторонам в результативности системы менеджмента: внутренний аудит обеспечивает обратную связь, представляя руководству объективную информацию о том, как функционирует система.

в) выявить оперативные проблемы: во время проведения проверки любой системы, аудитор имеет благоприятную возможность для того, чтобы заметить сложности в исполнении системой требований, или проблемы в самой системе, или в процедурах;

г) обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий: в ходе внутреннего аудита выявляются несоответствия установленным требованиям, затем разрабатываются и осуществляются корректирующие действия для устранения причин выявленных несоответствий;

д) внутренний аудит является действенным инструментом отладки системы на стадии ее внедрения: проведение аудитов на стадии внедрения и подготовки системы менеджмента к сертификации помогает «запустить» систему и выявить, где система даёт сбои.

Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание виновных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, поскольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведения, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной информации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем.

3.3 Контрольные вопросы и задания

1 Перечислите принципы, которыми должны руководствоваться аудиторы при проведении аудита.

2 Какие принципы относятся к процессу поверки?

3 Что обеспечивает регулярное проведение внутренних аудитов?

4 Какова цель проведения внутренних аудитов?

Лекция 4
Менеджмент программы аудита

4.1 Программа аудита

Программа аудита (рис. 4.1) может включать один или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки. Однако программа аудита представляет собой не просто годовой график аудитов, а все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов, а также предоставления ресурсов, обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.

Рисунок 4.1 – Определение программа аудита по требованиям ISO 19011:2002

В программе аудита должны быть определены:

- цели и объём программы,

- ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам,

- процедуры, в соответствии с которыми должны проводиться аудиты.

Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита, и предоставить им полномочия необходимые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.

В ответственность лиц, осуществляющих менеджмент программы аудита, входит:

- определение целей и объема программы аудита, а также процедур, в соответствии с которыми должен осуществляться внутренний аудит;

- определение ответственности при проведении аудитов (руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажёров и технических экспертов);

- обеспечение ресурсами, необходимыми для планирования, реализации, мониторинга и улучшения программы аудитов;

- обеспечение выполнения программы аудита и ведения соответствующих записей по программе аудита;

- мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Рисунок 4.2 иллюстрирует применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита.

Рисунок 4.2 ‑ Применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита

В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения системы менеджмента целесообразно предусмотреть создание службы внутреннего аудита. Создание такой службы отвечает интересам организации и является свидетельством понимания руководством организации значения аудита системы.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обучение.

Функции, ответственность и полномочия сотрудников устанавливаются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.

4.2 Планирование программы аудитов

На стадии планирования лица, ответственные за менеджмент программы аудита, определяют цели и объём программы аудита, а также ответственность, ресурсы и процедуры по программе.

Рисунок 4.3 – Определение программы аудитов

Цели программы аудита – это не цели конкретных аудитов, а цели серии аудитов, т.е. программы в целом. Для внутреннего аудита целями программы аудитов могут быть, например: «определить соответствие системы менеджмента требованиям стандарта (законодательным требованиям)» или «определить области возможного улучшения деятельности».

Объём программы аудита, т.е. какие конкретно процессы и подразделения и в какие сроки будут подвергаться проверке. Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.

Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкретные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.

Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнительные проверки. На необходимость дополнительных проверок могут указывать:

- результаты анализа предыдущей программы аудита

- несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов, что требует проведения внеочередной проверки для подтверждения результативности предпринятых корректирующих действий,

- существенные изменения в структуре или деятельности организации. В случаях реорганизации предприятия, внедрения новых технологических или административных процессов, новых процедур необходимо предусмотреть дополнительные аудиты для проверки соответствия новых видов или способов деятельности установленным требованиям.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

- действующие программы, проекты, контракты;

- вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации.

- результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем.

Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.

При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также возможность присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые перемещения сотрудников и др.

4.3 Ресурсы по программе аудита

Входные и выходные потоки, управляющие воздействия и ресурсы модели процесса «Аудит» приведены на рис. 4.4.

Организация должна на стадии планирования аудитов определять, какие потребуются ресурсы по программе аудита и обеспечить их выделение.

Рисунок 4.4 ‑ Входные и выходные потоки, управляющие воздействия и ресурсы модели процесса «Аудит»

При определении ресурсов необходимо учитывать.

Персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в небольших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.

Ресурсы для обеспечения аудиторов методическими пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистрации информации.

Ресурсы для обеспечения командировочных расходов.

Ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.

4.4 Процедура по программе аудита

Организация должна разработать процедуру, определяющую:

- порядок планирования аудитов и формирования аудиторских групп;

- деятельность по оценке и обеспечению компетентности аудиторов;

- порядок проведения аудитов, в том числе проведения проверки устранения выявленных несоответствий и результативности предпринятых корректирующих действий;

- мониторинг исполнения и анализ результативности программы аудита.

Обязательным условием эффективной работы службы внутреннего аудита является наличие в ней надлежащих организационных, нормативных и методических документов.

Использование при подготовке и проведении аудитов методических документов позволяет:

- обеспечить методическое единство в подходах трактовках и оценках аудиторов

- упростить работу аудиторов при проведении опросов, протоколирования результатов наблюдений, оформления отчетов и др.

- сократить потери рабочего времени при аудите.

Таким образом, внедрение программы аудита должно охватывать следующее:

- доведение программы аудита до соответствующих сторон;

- координирование и календарное планирование аудитов;

- оценивание и постоянное профессиональное развития аудиторов;

- обеспечение подбора групп по аудиту;

- предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

- проведение аудитов в соответствии с программой аудита;

- обеспечение управления записями по аудиту;

- анализ, утверждение и рассылку отчетов по результатам аудита;

- обеспечение последующих аудитов, при необходимости.

4.5 Записи по программе аудита

Необходимо вести отчетные документы (записи) о планировании, проведении и результатах внутреннего аудита. Записи по результатам внедрения программы аудита должны включать в себя следующее:

- записи, относящиеся к отдельным аудитам:

а) планы аудита;

б) отчеты по результатам аудита;

в) отчеты о несоответствиях;

г) отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

д) отчеты по последующим аудитам, при необходимости.

- записи, относящиеся к персоналу по аудиту, и освещающие такие вопросы, как:

а) оценка компетентности аудитора и его работы;

б) выбор группы аудиторов;

в) поддержание и повышение компетентности.

Кроме того, поскольку менеджмент программы аудита следует осуществлять в соответствии с циклом PDCA, лица, осуществляющие менеджмент программы аудита, должны проводить мониторинг, анализ результативность и обеспечить улучшение программы аудита, а также вести записи по результатам анализа программы аудита.

4.6 Мониторинг и анализ программы аудита

Мониторинг процесса аудита осуществляется с целью контроля за выполнением запланированных мероприятий и оценки степени достижения целей программы аудита рис. 4.5. Поскольку процесс аудита нельзя измерить инструментально, необходимо установить индикаторы процесса, позволяющие проводить мониторинг и оценивать результативность выполнения программы аудита.

Рисунок 4.5 – Схема процесса «Мониторинг, анализ и улучшение программы аудита»

Индикаторы необходимо установить таким образом, чтобы они позволяли:

- контролировать соответствие деятельности программе и графикам аудитов (например, в соответствующих документах предусмотреть графы для отметок о выполнении запланированных мероприятий, даты их выполнения и подписи ответственного лица);

- оценивать способность аудиторских групп реализовать план аудита (в качестве индикаторов здесь могут использоваться: выполнение/невыполнение плана конкретного аудита, соответствие/несоответствие деятельности аудиторов процедурам по программе аудита, соблюдение/несоблюдение сроков сдачи отчёта по аудиту и т.д.).

Организация должна осуществлять анализ данных, полученных в ходе мониторинга программы аудита. В результате такого анализа лица, ответственные за менеджмент программы аудита должны выявлять возможности и предпринимать действия по улучшению программы аудита, в том числе корректирующие и предупреждающие действия.

Отметим, что здесь речь идёт не о корректирующих действиях для устранения причин несоответствий, выявленных в ходе конкретных аудитов, а о корректирующих действиях по отношению к самой программе аудита. Например, в результате анализа может быть установлено, что частота аудитов недостаточна для поддержания системы менеджмента в рабочем состоянии или аудиторы не обладают необходимой компетентностью и т.д.

4.7 Контрольные вопросы и задания

1 Сколько аудитов включает в себя программа аудита?

2 Какой международный стандарт дает определение программы аудита?

3 Что должно быть определено в программе аудита?

4 Как цикл PDCA можно применить к менеджменту программы аудита?

5 Перечистите этапы определения программы аудитов.

6 Перечислите выходные потоки процесса «аудит».

7 Перечислите ресурсы программы аудита.

8 Что необходимо учитывать при определении ресурсов программы аудита?

9 Что такое процедура по программе аудита?

10 Что должны включать в себя записи по результатам внедрения программы аудита?

11 С какой целью осуществляется мониторинг процесса аудита?

Лекция 5
Проведение аудита

Блок-схема процесса аудита от инициирования аудита до начала аудита «на месте» показана на рис. 5.1.

Рисунок 5.1 ‑ Этапы проведения аудита от его инициирования до начала аудита «на месте»

Любой аудит проводится в ограниченное время и с ограниченными ресурсами. Проверки используют как время проверяющего, так и время проверяемых. Аудитор нарушает производственный процесс, отвлекая сотрудников при проведении совещаний, опросов и т.д., следовательно, для эффективного проведения проверки каждый аудит должен быть тщательно подготовлен. Поэтому проведению проверки на местах предшествуют три подготовительных этапа: «начало аудита», «проведение анализа документов» и «подготовка к проверке на местах».

5.1 Инициирование аудита

В начале конкретного аудита необходимо предпринять следующие шаги:

а) Определить цели, объём и критерии аудита.

б) Сформировать аудиторскую группу.

Если компетентность членов аудиторской группы по отношению к специфике деятельности проверяемого подразделения или процесса недостаточна, то целесообразно включить в состав группы технических экспертов.

Подбор аудиторской группы должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить независимость аудиторской группы от проверяемой деятельности и исключить возможность конфликта интересов или конфликта между членами группы, при этом необходимо учесть и мнение проверяемого подразделения.

в) Согласовать с проверяемым подразделением сроки аудита.

Лица, ответственные за менеджмент программы аудита, или руководитель аудиторской группы должны заранее связаться с проверяемым подразделением для согласования сроков аудита и, при необходимости, состава аудиторской группы.

5.2 Проведение анализа документов

Проведение анализа документов – очень важный этап подготовки к аудиту, особенно на стадии внедрения и опытной апробации системы менеджмента. Поэтому при подготовке к проверке на местах внутренние аудиторы должны тщательно проанализировать документацию, имеющую отношение к критериям аудита. При анализе необходимо обращать внимание на:

а) Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.

б) Возможные противоречия в распределении ответственности. Например, может оказаться, что в общесистемном Руководстве определена ответственность за какой-то процесс, в процедуре по этому процессу в качестве ответственных названы другие лица, а в их должностных инструкциях вообще нет упоминания об этой ответственности.

в) Применение «общих фраз» при описании деятельности. Такие места в тексте документа часто служат сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён, или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность,

Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом ответственному за менеджмент программы аудита и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.

5.3 Подготовка к проведению аудита на местах.

На этом этапе необходимо предпринять следующие шаги:

1) Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита.

План аудита должен включать:

а) цели и критерии аудита;

б) объем аудита, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;

в) дату и место проведения аудита.

г) время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.

Пример формы плана проведения внутреннего аудита приведён на рис. 5.2.

План должен быть утверждён ответственным за менеджмент программы аудита и представлен проверяемому подразделению до начала проведения аудита на местах.

Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, руководством проверяемого подразделения и ответственным за менеджмент программы аудита.

Руководитель аудиторской группы должен распределить обязанности между членами аудиторской группы с учётом особенностей различных областей проверки и личных качеств, знаний, умений и опыта аудиторов.

Рисунок 5.2 ‑ Пример формы плана проведения внутреннего аудита

Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие документы,включающие:

а) контрольные листы ‑ вопросники;

б) формы для регистрации информации, такой как свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний.

Ключевой частью в подготовке проверки является составление вопросника. Вопросник составляются с целью определить, выполняются ли должным образом те виды деятельности, которые проверяет аудитор.

Лист-вопросник– это контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к сотрудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.

Лист-вопросник можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

На рис. 5.3 приведён пример формы листа-вопросника. Предпочтительно, чтобы в каждом листе-вопроснике содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в лист-вопросник, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита.

Лист-вопросник, должен быть составлен таким образом, чтобы в проверку были включены:

- Все, что является критической характеристикой в отношении объекта проверки. К критическим характеристикам может относиться то, что оказывает влияние на удовлетворённость потребителя, окружающую среду, безопасность, а так же те характеристики, которые составляют для организации серьезный экономический риск.

- Периодически повторяющиеся проблемы.

- Проблемы, выявленные в результате оценок системы менеджмента со стороны внешних организаций.

- Проблемы, выявленные в ходе предшествующих внутренних проверок, в том числе в других подразделениях.

- Аудитор может заранее продумать формулировки вопросов, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в вопроснике.

Рисунок 5.3 ‑ Форма Листа-вопросника по аудиту

При подготовке листов-вопросников рекомендуется учитывать принцип Парето рис. 5.4, который применительно к проведению проверок можно сформулировать следующим образом:

«…Существует небольшое число (приблизительно 20%) важнейших характеристик в деятельности отдела или в работе системы, которые могут вызвать большинство (приблизительно 80%) проблем. Остальные аспекты (приблизительно 80%) приводят к небольшому числу проблем».

Принцип Парето позволяет составить такой Лист-вопросник, когда должное внимание и основные усилия уделяются нескольким областям, имеющим важнейшее значение, а к «многим незначительным» областям, если это представляется возможным, применяются методы выборочной проверки. Такая система позволяет наиболее эффективно и экономно использовать ограниченные ресурсы проверки.

Для случаев проверки соответствия деятельности процедурам, распространяющимся на все подразделения организации (например, процедуре по управлению внутренними документами), могут быть разработаны единые Листы-вопросники, которыми будут пользоваться все аудиторы.

Для проверки специфических видов деятельности подразделений аудиторы должны подготовить отдельные листы-вопросники с учётом результатов анализа документов.

Рисунок 5.4 ‑ Принцип Парето

Необходимо помнить, что листы-вопросники является лишь памяткой для аудитора, помогающей ему полностью выполнить объём аудита, не забыть проверить, какой-нибудь важный аспект. Листы-вопросники не должен ограничивать действия аудитора, если собранная при аудите информация указывает на необходимость расширить проверку, задать дополнительные вопросы.

Аудиторы не должны ограничиваться рамками конкретного проверяемого участка, если вопрос касается соответствия всей системы. В этом смысле проверка системы контроля в цехе может привести к вопросам по системе контроля калибровки для измерительных приборов и оснастки.

Возможно, что аудитор сочтет возможным использовать отдельный блокнот или записную книжку для записи тех наблюдений, которые не вошли в состав листа-опросника.

5.4 Вступительное совещание

Вступительное совещание проводится, чтобы:

- познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения;

- согласовать (подтвердить) план аудита;

- определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита;

- убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица;

- ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемое подразделение и до начала аудита. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита.

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.

Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роли сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности

При проведении аудита в небольшой организации нет нужды знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.

Рассмотрим процесс аудита от сбора данных до принятия заключений аудита. Блок-схема данного процесса приведена на рис. 5.5.

Рисунок 5.5 ‑ Блок-схема процесс аудита от сбора данных до принятия заключений аудита

5.5 Сбор и проверка информации

Рисунок 5.6 иллюстрирует процесс сбора проверки и анализа информации.

Аудитор, используя различные источники информации, осуществляет сбор информации, которая после проверки становится свидетельствомаудита.

В результате оценки свидетельстваудита относительно критериеваудита образуются наблюденияаудита, указывающие на соответствие, несоответствиеили возможность улучшения.

На основе анализа наблюденийаудита составляется заключениепо результатам аудита, которое может указывать на необходимость корректирующих и предупреждающих действийили на области возможных улучшений.

Рисунок 5.6 ‑ Процесс сбора проверки и анализа информации

5.6 Формирование наблюдений аудита

Наблюдения аудита должны быть документированы и доведены до сведения персонала, ответственного за проверяемую область деятельности.

Если аудит длится несколько дней, то рекомендуется, чтобы группа аудиторов в конце рабочего дня собиралась вместе для подведения итогов и в начале следующего дня устно сообщала проверяемым предварительные результаты.

Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен его зафиксировать так, как это определено процедурой по внутреннему аудиту (например, делается соответствующая отметка в листе-вопроснике и составляется акт о несоответствии).

Аудитор должен исходить только из обнаруженных фактов и отнести их к определенному пункту требований. Он также должен обсудить ситуацию с представителем подразделения (или с сопровождающим) для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Это подтверждается подписью представителя подразделения или сопровождающего на акте о несоответствии для того, чтобы удостоверить, что данный факт действительно имеет место.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита. В данном случае важно избежать последующих обсуждений. Если не удаётся достичь согласия с представителем проверяемого подразделения, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы согласно процедуре по внутреннему аудиту.

Обычно в этом случае вопрос выносится на рассмотрение руководителю группы аудиторов, и далее, ответственному за менеджмент программы аудита или руководству организации.

Каждая организация разрабатывает свою форму акта о несоответствиях применительно к своим особенностям.

Пример формы акта о несоответствии приведён на рис. 5.7.

В небольших организациях может оказаться более целесообразным ведение общего журнала, в котором фиксируются несоответствия и замечания, выявленные в ходе внутреннего аудита, а в соответствующих графах указываются корректирующие действия и вносятся пометки об их выполнении.

Запись о несоответствии должна быть краткой, но понятной, чтобы:

- было разработано эффективное корректирующее действие;

- была полная ясность для аудитора, проверяющего устранение несоответствия (это может быть и не тот аудитор, который выявил несоответствие).

Рисунок 5.7 ‑ Форма акта о несоответствии/замечании

Несоответствие должно быть адресовано к одному пункту стандарта, наиболее применимому. При внутреннем аудите несоответствие может быть отнесено к пункту внутреннего нормативного документа.

Если у аудитора имеются сомнения, к какому пункту документа оно относится, он должен определить, какие корректирующие действия по выявленному несоответствию он ожидает от проверяемого подразделения. Если ожидаемые корректирующие действия совпадают с требованиями стандарта или другого нормативного документа, то именно эти требования не выполнены проверяемыми. От правильности определения пункта стандарта (процедуры), к которому относится несоответствие, будет зависеть результативность предпринятых корректирующих действий.

В том случае, когда аудитор обнаружит ситуацию, которая, с его точки зрения, свидетельствует о неправильной практике действий и должна быть доложена руководству, но для которой не имеется требований в применяемых процедурах, он может сделать заметки в листе-вопроснике и оформить «Замечание», зачеркнув в акте слово «Несоответствие» и написав «Замечание».

Замечание может быть оформлено в следующих случаях:

- когда аудитор считает, что выявленная ситуация может в дальнейшем привести к несоответствию,

- когда аудитор считает, что проверяемая деятельность нуждается в улучшении или имеет такую возможность.

Для «Замечаний» не является необходимым вырабатывать корректирующие действия. Они являются предметом для анализа со стороны руководителей процессов с целью выработки предупреждающих действий и планирования развития системы менеджмента.

До введения в действие международного стандарта ISO 19011:2002 вместо термина «Замечание» применялся термин «Наблюдение». Многие организации, в том числе и некоторые органы по сертификации систем менеджмента, применяют данную терминологию до настоящего времени, но при этом следует учитывать, что в ISO 19011:2002 термин «Наблюдение» используется в другом значении.

В ходе аудита целесообразно фиксировать не только несоответствия, замечания, но и свидетельства соответствия (например, путём отметки в листе-вопроснике). Эти данные в дальнейшем будут полезны для распространения положительного опыта в организации.

5.7 Градация несоответствий

При внешнем аудите осуществляется градация несоответствий на «Незначительные» и «Значительные» рис. 5.8. Иногда применяется категория «Критические» несоответствия. В зависимости от количества несоответствий того или иного уровня принимается решение об общем соответствии системы менеджмента требованиям стандарта.

Примерами значительногонесоответствия являются следующие факты:

- не проводится анализ системы менеджмента со стороны руководства организации;

- процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;

- не выполняется анализ результативности корректирующих воздействий;

- не ведутся записи о результатах поверки значительной части измерительного оборудования;

Рисунок 5.8 ‑ Градация несоответствий

- отсутствует обязательная документированная процедура;

- отсутствуют контролируемые условия производственного процесса.

Примерами незначительныхнесоответствий являются следующие факты:

- некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;

- обнаружено измерительное оборудование, которое не подвергалось поверке (как единичный случай);

- обнаружен случай отсутствия обязательных записей.

Существует практика, когда несколько незначительных несоответствия, относящихся к одному пункту стандарта, рассматриваются как одно значительное несоответствие.

При аудите систем менеджмента, связанных с рисками (OHSAS 18001:99, HACCP, ISM Code…), применяются более жесткие критерии при градации несоответствий. Если при аудите системы менеджмента качества (МС ISO 9001:2000) значительные несоответствия обычно классифицируются при выявлении проблем, связанных с невыполнением требований стандарта, то при аудите системы менеджмента, связанной с рисками, значительные несоответствия классифицируются уже при выявлении потенциальных проблем.

При внутренних проверках градация несоответствий необязательна, но она может быть полезна организации в оценке важности проблем.