При першому записку встановленої «1С: Бухгалтерія 8 для України» автоматично виконується початкове заповнення інформаційної бази.
«1С: Бухгалтерія 8 для України» поставляється з вже заповненим планом рахунків (меню «Підприємство» - «План рахунків» - «План рахунків бухгалтерського обліку») і іншими настроюваннями, підготовленими для ведення бухгалтерського та податкового обліку. Однак ці настроювання можуть бути змінені користувачем.
Загальні відомості про організацію вводяться і зберігаються в довіднику «Організації» (меню «Підприємство» - «Організації»). Для кожної організації потрібно вказати стислий і повний варіанти найменування та інші відомості будуть автоматично вноситись «1С: Бухгалтерією 8 для України» в документи та звітні форми. Вводять відомості про поточні рахунки організації, відкритих в банках.
До початку реєстрації господарських організацій вводяться відомості про облікову політику підприємства (меню – «Підприємство» - «Облікова політика» - «Облікова політика організацій»). Аналітичний облік настроюється в меню «Підприємство» - «Настроювання параметрів обліку».
Вводяться відомості про підрозділи організацій (меню «Підприємство» - «Підрозділи організацій») і складах (меню «Склад» - «Склади» (місця збереження). Ці відомості будуть використовуватися в подальшому для реєстрації місцезнаходження матеріальних цінностей. Крім того відомості про підрозділи будуть використовуватися при введенні даних про працівників.
Потрібно вказати відомості про відповідних працівників підприємства, дані яких будуть використовуватися «1С: Бухгалтерією 8 для України» при реєстрації господарських операцій та автоматичному заповненні друкованих форм документів: відомості про керівника, головного бухгалтера, касирі, матеріально відповідальних особах (меню «Підприємство» - «Відповідальні особи організацій»).
До першого нарахування заробітної плати потрібно ввести мінімальний набір відомостей про всіх інших працівників підприємства. Для цього в довідних співробітників організації (меню «Кадри» - «Співробітники організацій) достатньо внести прізвище, ім’я, по батькові кожного працівника, дату його народження. Свідомості про посади вносяться шляхом оформлення приймання на роботу (меню «Кадри» - «Приймання на роботу в організацію»).
Інший набір відомостей про працівників можна вносити по необхідності. А саме перед автоматичним формуванням податкового розрахунку з ПДФО № 1 ДФ, звітності з ЄСВ в довідник фізичних осіб для кожного співробітника необхідно внести паспортні дані, відомості про місце проживання, коді ДРФО.
Якщо «1С: Бухгалтерія 8 для України» впроваджується на вже працюючому підприємстві, тоді в інформаційну базу слід ввести відомості, які будуть характеризувати господарський стан підприємства на момент початку обліку. Зокрема, потрібно ввести перелік облікових товарно-матеріальних цінностей (меню «Підприємство» - «Товари (матеріали, продукція, послуги)» - «Номенклатура»). Доцільно ввести відомості про ділових партнерів підприємства – контрагентах (меню «Підприємство» - «Контрагенти») та умовах співробітництва з ними, хоча ці дані можна вводити і пізніше, в процесі реєстрації господарських операцій документами. Умови співробітництва з контрагентом вказується в відомостях про договір з ним, тому для кожного контрагента потрібно заповнити відомості як мінімум об одному договорі.
Перш ніж приступити до реєстрації фактів господарської діяльності за допомогою «1С: Бухгалтерії 8 для України» необхідно ввести початкові залишки по рахункам бухгалтерського обліку.
Якщо підприємство нове і господарська діяльність в ньому ще не велась, то водити початкові дані не потрібно.
Залишки доцільно вводити на початок звітного періоду – року, кварталу або місяця (перше – переважне). Дата операції вводу залишків повинна випереджати даті початку звітного періоду. Наприклад, залишки на початок року вводяться датою 31 грудня попереднього року.
Залишки вводяться окремо по кожній організації.
Ввод початкових залишків по всім рахункам і розділам обліку здійснюється в єдиній формі «Введення початкових залишків» меню «Підприємство».
В формі вказується дата вводу початкових залишків з посиланням «Встановити дату вводу початкових залишків», розташованою в правій частині форми. Всі залишки вводяться в програму на вказану дату.
Основна частина форми вводу початкових залишків нагадує оборотно-сальдову відомість. В формі виводяться список рахунків, в якому по мірі вводу даних відображаються суми початкових залишків з дебету та з кредиту.
Для вводу залишків по рахунку потрібно виділити рахунок, з якого вводяться початкові залишки, і натиснути кнопку «Ввести залишки по рахунку». Відкриється документ вводу початкових залишків з вибраного рахунку.
Інформація, яка вводиться в кожному документі, залежить від розділу обліку, до якого відноситься вибраний рахунок. Для отримання більш повної інформації про особливості вводу залишків по кожному розділу обліку призначена контекстна довідка, з якою можна ознайомитись, не залишаючи документу, натиснувши кнопку «і».
Залишки вводяться по слідуючим розділам обліку:
- основні засоби (включаючи підготовлені до продажу);
- малоцінні активи в експлуатації;
- нематеріальні активи;
- капітальні інвестиції (включаючи інвестиції в біологічні активи);
- відображені податкові активи і зобов’язання;
- запаси по собівартості (виробничі запаси на складі; МШП на складі; товари на складі та в роздрібу, обліковані по собівартості);
- транспортно-заготівельні витрати, накопичені на субрахунках 200 і 280;
- запаси передані (матеріали в переробці та товари на комісії);
- незавершене виробництво;
- товари по продажній ціні (товари в роздрібу, враховані по ціні продажу);
- грошові кошти;
- взаєморозрахунки з контрагентами;
- взаєморозрахунки з підзвітними особами;
- витрати майбутніх періодів;
- зарплата і відрахування;
- товари, прийняті на комісію;
- інші рахунки бухгалтерського обліку (рахунки і субрахунки, облік по яким не автоматизований в конфігурації).
Організації – платники податку на прибуток, крім даних бухгалтерського обліку, вказують для запасів і необоротних активів вартість придбання (виробництва) по даним податкового обліку.
Правильність внесення залишків бухгалтерського обліку можна перевірити за допомогою стандартного звіту «Оборотно-сальдова відомість», сформував його по кожній організації. На допоміжному рахунку 00 Сальдо на дату вводу залишків повинно вийти рівним нулю.
При першому запуску нової інформаційної бази «1С: Бухгалтерії 8 для України» автоматично запускається «Стартовий помічник» (меню «Довідка» - «Стартовий помічник»), який допоможе заповнити всі основні дані, необхідні для початку роботи в програмі.
Електронний посібник «Швидке засвоєння 1с: Бухгалтерії 8» (меню «Довідка» - «Швидке засвоєння 1С: Бухгалтерії 8) призначено для тих, хто тільки починає знайомитись з програмою.
Довідник «Кореспонденції рахунків» представляє собою навігатор по конфігурації, який можна використовувати як при початковому засвоєнні програми, а також і в поточній роботі при реєстрації господарських операцій. Довідник викликається за допомогою кнопки «Ввести господарську операцію» командної панелі програми або з меню «Операції - Кореспонденції рахунків».
Основним засобом реєстрації подій господарської діяльності в «1С:Бухгалтерії 8 для України» є введення документів.
Перед проведенням документа програма виконує ряд перевірок на повноту та правильність заповнення. Наприклад, документ «Реалізація товарів і послуг не буде проведений, якщо по даним бухгалтерського обліку товарів на складі недостатньо, але такий документ можна буде записати.
Механізм вводу на підставі представляє можливість копіювання інформації з одного виду в документ іншого виду. Наприклад, можна автоматично заповнити документ «Реалізація товарів і послуг» даними з документа «Рахунок на оплату покупцю», раніше записаного в інформаційну базу. Для швидкого заповнення табличних частин документів використовується механізм авто заповнення, який запускається кнопкою «Заповнити» командної панелі, розташованої над табличною частиною. Для вводу рахунків бухгалтерського обліку, які використовуються в проведеннях, а також для вводу інших даних використовується механізм підстановки по умовчанню.
Альтернативним головного меню засобом доступу до документів та іншим об’єктам інформаційної бази є Панель функцій (меню «Довідка» - «Панель функцій»). Основні розділи обліку (Банк, Каса, Покупка, Продаж та ін.) представлені в панелі функцій в вигляді схем роботи, відображало послідовність введення документів в інформаційну базу.
«Монітор бухгалтера» (закладка «Монітор» панелі функцій) дозволяє оперативно та в зручній формі отримувати дані по залишкам на поточних рахунках і в касі, сумах дебіторської та кредиторської заборгованості.
Звіти для керівника дозволяють отримувати інформацію про поточний фінансовий стан організації на основі даних бухгалтерського обліку та знаходяться на закладці «Керівнику» панелі функцій.
В «1С: Бухгалтерію 8» включений механізм «Поради» (меню «Довідка» - «Поради»). Ці корисні поради користувачам, які допоможуть зареєструвати в програмі різні господарські операції, створити новий документ, заповнити довідник або сформувати звіт.
Дані, які передбачаються багаторазово використовувати, зберігаються в довідниках та регістрах відомостей інформаційної бази.
Записи бухгалтерського обліку (проведення), а також записи в інших облікових регістрах, автоматично внесені в інформаційну базу при проведенні документу, можна потім переглянути безпосередньо з форми документу – для цього слід скористуватися кнопкою «Дт/Кт» на командній панелі форми документу.
Крім того облікові записи доступні для безпосереднього перегляду з головного меню (меню «Операції» - «Журнал операцій», «Журнал проведень (бухгалтерський облік)»).
Ефективними засобами роботи з обліковими даними є стандартні звіти (меню «Звіти». Стандартні звіти представляють облікові дані в дружному для аналізу вигляді.
Для полегшення поточної бухгалтерської роботи призначено механізм розшифрування.
В процесі підвищення підсумків звітного періоду бухгалтер може сформувати стандартний звіт оборотно-сальдова відомість. Для отримання більш детальної інформації бухгалтер може сформувати стандартний звіт картка рахунка, двічі натиснувши мишкою по обраному рядку оборотно-сальдової відомості. Подвійним натисканням миші по запису проведення можна вивести екранну форму документу, який сформував це проведення.
«1С: Бухгалтерія 8 для України» автоматизує заповнення регламентованої звітності – звітів, затверджених нормативними документами. До регламентованої звітності відносяться податкові декларації і розрахунки, фінансові і статистичні звіти, звіт по ЄСВ.
Форми регламентованої звітності доступні через меню «Звіти» - «Регламентовані звіти».
ТЕМА: Сервісні можливості програми «1С: Бухгалтерія»
