Однією з основних частіш спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.
Термін «кадри» у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.
Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документальне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.
Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:
1.Облік особового складу установи та її підрозділів.
2.Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.
3.Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.
4.Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.
5.Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.
6.Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.
7.Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.
8.Механізація, автоматизація і комп’ютерна обробка даних з особового складу.
Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об’єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документальне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.
Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:
1)управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);
2)робота з відвідувачами (об’єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);
3)роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);
4)очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);
5)зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).
Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:
1.Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.
2.Розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій.
3.Матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.
4.Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.
5.Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.
Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.
Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:
- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;
- про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;
- про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;
- про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;
- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.
Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.
Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.
У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.
Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.
Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.
Ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.
Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:
- особисті та особові документи працівників;
- організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.
Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.
Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).
Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.
Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов’язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.
Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.
Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Особова справа складається з таких документів:
ü додаток до особового листка з обліку кадрів;
ü особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см;
ü автобіографія;
ü копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
ü перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);
ü різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
ü документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
ü копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів;
ü матеріали проведення атестації;
ü опис документів.
Рекомендаційний лист – це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.
Як правило складається з:
1.Назви документа.
2.Анкетних даних (прізвище, ім’я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта).
3.Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.)
4.Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення.
5.Висновки.
Заява про прийняття на роботу (у довільній формі). Повинна включати реквізити:
- назва організації, посада, прізвище, ініціали посадової особи, яка має право приймати на роботу;
- відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, домашня адреса);
- назва виду документа;
- текст;
- перелік доповнень із вказівкою кількості сторінок;
- дата заяви;
- підпис заявника.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.
Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.
Обов’язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання – 75 років.
Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар. Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.
Трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства або уповноваженим органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства зобов’язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Трудовий договір укладається на:
- невизначений термін;
- на визначений термін за угодою сторін;
- на час виконання певної роботи.
Укладається в усній чи письмовій формі.
Особлива форму договору – контракт, у якому термін його дії, права, обов’язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання - встановлюються за угодою сторін. Укладається у письмовій формі у 2-х примірниках. За 2 місяці до закінчення терміну чинності контракту може бути продовжено або укладено на новий термін.
Кадрові накази регламентують питання:
- прийняття на роботу, переведення на іншу посаду;
- надання відпустки;
- виплата винагороди;
- накладання штрафу;
- відрядження; звільнення.
У наказах про прийняття на роботу відмічають:
- посаду;
- відділ (структурний підрозділ);
- з якого числа прийнятий;
- вид роботи: - постійна;
- з випробувальним терміном;
- із стажуванням;
- тимчасова: - по сумісництві;
- на певний термін.
У наказах про переведення відмічають:
- вид переведення;
- мотивацію.
У наказі про надання відпустки відмічають:
- вид відпустки: основна, додаткова, творча, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю без зберігання заробітної плати;
- кількість робочих днів;
- дату початку та закінчення відпустки;
- за який період роботи надається відпустка.
У наказах про звільнення відмічають:
- дату звільнення;
- причину звільнення, згідно КЗОТ.
У кінці пункту вказують причину, що привела до написання цього наказу «Підстава».
Особові справи систематизуються в алфавітному порядку чи за структурними підрозділами. Кожній особовій справі надається номер, що відповідає номеру в «Алфавітній книзі», її називають «Книгою обліку кадрів». Алфавітна книга ведеться для оперативного пошуку особової справи. В ній е коротка довідкова інформація про працюючих.
У трудову книжку строго за датами, на підставі наказів, вносять дані:
- про прийняття на роботу;
- про переведення;
- про звільнення;
- про нагороди та заохоченню.
Дані про штрафи, відпустки, відрядження до трудової книжки не вносять. При запису про звільнення, крім наказу про звільнення, необхідно вказати статтю Кодексу законів про працю України, згідно якої проходять звільнення. Запис про звільнення завіряється підписом першої особи фірми та круглою печаткою.
Відрядження оформлюється наказом чи розпорядженням де відмічають:
- пункт призначення;
- назва організації, куди направляється робітник у відрядження;
- термін;
- мета.
Тема 6. Планування та формування персоналу
План
Зміст, завдання та принципи кадрового планування.
