Підприємство можна порівняти з організмом, проте служби з органами, робота яких забезпечує його життєдіяльність. Кадрова служба також відіграє своєї ролі у діяльності підприємства, як життєво важливого органу в організмі.
Кадрова служба підприємства – це сукупність спеціалізованих структурних підрозділів у сфери управління підприємством разом із зайнятими у яких посадовими особами (керівники, фахівці, виконавці), покликаними управляти персоналом у межах обраної кадрової політики.
Головне призначення кадрової служби у тому, щоб керуватися у виконанні кадрової політики інтересами підприємства, а й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як у федеральному, і на територіальному рівні.
Функції, структура і завдання кадрової служби тісно пов’язані з характером розвитку, розумінням керівництвом підприємства (організації) ролі персоналу у виконанні цілей і завдань, завдань, які виробництвом (організацією).
Чисельний склад парламенту й структура кадрової служби залежать переважно від масштабів організації. Залежно від розмірів конкретної організації вирізняються такі організаційні форми здійснення кадрової роботи:
- самостійний структурний підрозділ з безпосереднім підпорядкуванням керівнику організації, або його заступнику;
- виконання функцій служби персоналу окремим співробітником організації;
- виконання функцій служби персоналу з сумісництву з виконанням іншої.
Класична форма організації кадрової служби для підприємства – створення відділу кадрів. Його чисельність і структура великою мірою залежать від масштабів підприємства міста і способів досягнення поставлених проти нього цілей. Організація будь-якого підприємства починається з складання становища, у якому перераховуються завдання, функції, правничий та обов’язки підрозділи.
Положення про відділі кадрів складається з таких розділів:
1) загальних положень;
2) завдання;
3) структура;
4) функції;
5) стосунки з іншими підрозділами підприємства;
6) права;
7) відповідальність.
З відділу кадрів у виробничі підрозділи направляються відомості:
1. про порушників трудовий дисципліни;
2. копії наказів про зарахування, переміщенні всередині підприємства;
3. звільнення робітників і службовців;
4. зміні правил внутрішнього трудового розпорядку;
5. відомості, які стосуються питанням трудовий дисципліни.
Начальник кадрової служби повинен знати:
ü постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих і інших органів, що стосуються діяльності служби
ü нормативні акти і методичних рекомендацій, що визначають порядок проведення робіт у відділі
ü основи економіки, організації праці та управління
ü законодавство про працю охорони праці до
ü правила внутрішнього трудового розпорядку
ü правил і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежної захисту.
Кадрова служба вирішує такі:
- здійснення роботи з добору, розстановці та використання робітників і фахівців;
- формування стабільнішого колективу;
- створення кадрового резерву;
- організація системи обліку кадрів.
Кадрова служба виконує такі функції:
- розробка планів комплектування кадрів відповідно до програмою розвитку конкретної організації
- оформлення прийому, перекладу і звільнення працівників у відповідність до трудового законодавства
- облік особового складу
- збереження і заповнення трудових книжок, ведення документації з діловодства
- контролю над виконанням керівниками підрозділів наказів і розпоряджень роботи з особовим складом
- вивчення руху кадрів, аналіз плинність кадрів, розробка заходів із її усунення
- аналіз ділових якостей фахівців організації з єдиною метою раціонального використання кадрів
- створення умов підвищення освітнього й кваліфікаційного рівня фахівців
- робота зі створення резерву на висування
- підготовка пропозицій з поліпшенню розстановки та використання працівників
- підготовка і систематизація матеріалів для атестаційної комісії підготовка матеріалів до подання працівників до заохоченню і нагородження
- вживання заходів з працевлаштування котрі вивільняються працівників
- організація контролю над станом трудовий дисципліни і керував внутрішнього трудового розпорядку
- ведення всієї звітності із кадрових питань.
Структура кадрової служби:
Повноцінна кадрова служба зазвичай включає у собі кілька секторів із його чіткою поділом функції:
1)сектор обліку, і аналізу, кадрового діловодства. У його компетенцію входить розробка кадрового плану в бізнес-плані організації, підготовка штатного розкладу, посадових інструкцій, облік кадрів, створення бази даних працівників, формування та ведення особисті справи співробітників тощо.
2)сектор добору фахівців (рекрутингу) займається комплектуванням штату, кадровим плануванням, пошуком і відбором персоналу, оцінює профпридатність здобувачів, оформляє прийом роботу і т.д. сектор потенціалу навчає нового працівника, вводить їх у посаду, організує навчання, на підвищення кваліфікації, планує кар’єру тощо. сектор мотивації проводить дослідження індивідуальної та груповий мотивації, проводить атестацію, розробляє системи стимулювання персоналу, преміювання тощо.
3)сектор соціальної політики створює сприятливий психологічний клімат у колективі, впроваджує корпоративну культуру, проводить соціометричне дослідження, заохочує індивідуальну і групову ініціативу, створює умови до творення та розвитку
Нині кадрові служби переважно займаються вирішенням таких питань, як приймання й звільнення працівників, оформлення кадрової документації. Відсутня на підприємств і єдина система роботи з кадрами, передусім система науково обґрунтованого вивчення здібностей і схильностей, професійного і посадового просування працівників у відповідність до їх діловими і особистими якостями. Структура кадрових служб, якісний склад парламенту й рівень оплати праці їхніх працівників відповідають завданням реалізації активної кадрової політики. У країні практично немає підготовка спеціалістів роботи у кадрових службах.
Кадрова служба у сучасних умовах мусить бути організатором-координатором всієї хірургічної роботи з кадрами для підприємства. Вона покликана виконувати функцію контролю над реалізацією кадрової політики у структурних підрозділах, нагляду за оплати праці, медичним обслуговуванням працівників, соціально-психологічним кліматом у колективі, соціальний захист працівників.
Характер виконуваних функцій і розв’язуваних завдань визначає й підвищити вимоги до кадрової службі, зокрема необхідність виконання науково-дослідних розробок (наприклад, опитувань виявлення чинників, причин, наслідків стосовно трудовим відносинам), встановлення контактів із територіальними органами управління працею, зі службою зайнятості і профорієнтації, вузами і технікумами (коледжами), із приватними структурами, що спеціалізуються на доборі кадрів, у зв’язку з необхідністю вивчення ситуації ринку праці, добору кадрів, їх навчання дітей і підвищення кваліфікації, і т.д.
Кадрові служби сучасних підприємств можна умовно розділити на три групи.
- Консерватори. Працюють як колись, виконують технічні функції кадрового діловодства.
- Помірковані новатори. Поруч із кадровим діловодством виконують окремі функції управлінню людські ресурси: добір персоналу, атестація співробітників процес формування їхні програми навчання. Штатний склад відділу кадрів іноді потрапляє психолог, і тоді це підрозділ займається соціально-психологічним мікрокліматом у колективі.
- Новатори. Активно впроваджують передові кадрові технології. Останнім часом у крупних компаніях навіть створюють самостійну структуру «Центр оцінки, розвитку й навчання персоналу», яка не тільки з власними співробітниками, а й проводить відкриті й корпоративні тренінги й інших фірм. Це дозволяє: зробити підрозділ як самоокупним, а й прибутковим. При великий чисельності співробітників кожна функція із управління персоналом може виконуватися окремим підрозділом у складі кадрової служби. Однак у реальну ситуацію в останній момент організації реалізуються далеко ще не всі функції.
Для ефективнішої роботи кадрової служби необхідно вдосконалити її.
До функцій кадрової служби підприємства належать: визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів; організація підбору, розміщення і виховання персоналу; дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства; організація діловодства з роботи з персоналом; оцінка і атестація персоналу підприємства; організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу; формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою; поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар’єри працівників.
Усі види роботи з персоналом у підприємстві пов’язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання.
Робота кадрових служб має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об’єкта, що характеризуються профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова).
Структура кадрової служби може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.
Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здійснення функцій кадрової служби одним працівником або сполучення посади кадровика з якою-небудь іншою.
У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхідність у створенні розгалуженої служби управління персоналом за різними напрямками діяльності в сфері людських ресурсів, що очолюється директором по персоналу або заступником генерального директора.
Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу. Це положення включає такі розділи:
Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства.
Задачі відділу: вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни.
Функції відділу: визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач. Типовими основними функціями підрозділу є:
- участь у розробленні і реалізації цілей і політики підприємства в галузі управління людськими ресурсами; розроблення і реалізація комплексу планів і програм розвитку персоналу підприємства;
- прогнозування і планування потреби в персоналі;
- формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар’єри;
- організація навчання персоналу із застосуванням методів діагностики і оцінки ефективності персоналу;
- забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підприємстві, проведення психологічного тестування персоналу;
- підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналізації структур і штатів, управління дисципліною;
- удосконалення організації оплати і стимулювання працівників підприємства;
- забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;
- постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних технологій роботи з персоналом;
- здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву підприємства з питань правомірного захисту від протиправних дій;
- здійснення представницьких функцій.
Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства.
