Часто при обробці даних виникає необхідність зображувати їх у вигляді таблиць. Термін «електронна таблиця» використовується для позначення простої у використанні комп’ютерної програми, призначеної для обробки табличних даних. Така обробка включає:
- проведення обчислень за допомогою потужного апарату формул;
- проведення вибору даних з їх сукупності, що задовольняють певним критеріям;
- подання даних в наочній графічній формі у вигляді графіків і діаграм;
- оперативний аналіз економічної діяльності підприємства;
- проведення статистичного аналізу даних та ін.
Основна перевага електронних таблиць, які ще називають табличними процесорами – простота використання засобів обробки даних; робота з табличним процесором не вимагає від користувача спеціальної підготовки в області програмування.
Приклад: нехай в таблиці містяться дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна дізнатися, який товар за який період продавався найкраще, яка група товарів із асортименту продається погано, хто дає найбільшу виручку, а в кого найбільші збитки. Можна також дослідити тенденцію продаж будь-якої групи товарів.
На екрані монітора електронна таблиця має вигляд прямокутного листа, що складається з колонок і рядків, на схрещенні яких утворюються клітинки. Кожна колонка і рядок мають ідентифікатор, так що кожна клітинка може бути визначена однозначно.
