Усі бази даних мають двовимірну структуру. Якщо структуру розуміти як таблицю, то, природно, використовуються терміни стовпчик і рядок. Загалом, поле є синонімом стовпчика, а запис — синонімом рядка.
Терміни рядок і стовпчик застосовуються, коли йдеться про фізичну структуру таблиці, що містить інформацію. Поле та запис слугують для вираження логічного зв'язку елементів даних, оскільки поля й записи не завжди постають у формі рядків і стовпчиків. Наприклад, усі поля форми належать одному запису, навіть коли у формі відсутні фізично рядок і стовпчик.
Поля визначають класифікаційну характеристику даних, за якою можна знайти кожен запис, такий, наприклад, як прізвище чи дата народження. Коли працюємо з полем, то можна маніпулювати даними, що належать одному чи кільком записам. Наприклад, за потреби відсортувати інформацію вибираємо одне або більше полів у ролі ключів сортування.
Запис містить інформацію про окрему особу, місце чи предмет.
Терміни рядок, стовпчик, поле та запис використовуються в різних частинах системи Ассеss.
Робота з вікном бази даних
Перш ніж перейти до створення таблиць, потрібно створити базу даних, у якій зберігатимуться таблиця та інші об'єкти Ассеss. Із запуском Access з'являється діалогове вікно (рис. 1).
Можна відкрити вже існуючу базу даних, створити нову базу даних або запустити Мастера для створення нової бази даних за зразком. Після відкриття наявної бази даних з'явиться вікно з такими вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. На кожній вкладці є кнопки: Запуск, Конструктор, Создать. Натиснувши на одну з цих кнопок, починаємо певну роботу з базою даних. Роботу можна також почати, натиснувши на об'єкті правою кнопкою миші. З'являється відповідне контекстне меню, в якому вибираємо відповідний пункт і починаємо роботу.
Створення нової таблиці
Кожна база даних може містити одну чи більше таблиць інформації. Нові таблиці створюються натисканням кнопки Создать у вікні бази даних, якщо обраний пункт Таблицы.У результаті цього відкривається вікно Новая таблица,показане на рис.2
Рис. 2
У правій частині вікна наведено п'ять пунктів, які дають можливість вибрати спосіб задання таблиці Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиці Связь с таблицами.Вибираємо пункт Конструктор інатискуємо ОК.
Вікно конструктора таблиці має три стовпчики: Имя поля, Тип данныхі Описание(рис. 3).
Рис. 3
Имя поля— це ім'я, що присвоюється даному полю. Кожне поле в одній таблиці мусить мати унікальне ім'я, а також може мати протяжність не більше 64 символів і містити літери, цифри, проміжки та знаки пунктуації. Бажано у разі надання імен полям дотримуватися таких правил. Імена повинні бути набрані латинськими літерами і завдовжки не більше 8 символів, тобто слід намагатися дотримуватися правил іменування об'єктів у МS DOS. Після введення імені поля натискуємо на клавішу <ТАВ>, щоб перевести курсор у стовпчик Тип данных.За замовчування дане вважається текстовим, завдовжки 50 символів. Щоб змінити тип даних, натискуємо на кнопку розкриття списку та вибираємо потрібний тип. У Ассеss є дев'ять типів даних і майстер підстановок: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле обьекта ОLЕ, Поле типа Гиперссылка, Мастер подстановок.Вибравши потрібний тип поля знову натискуємо клавішу ТаЬ, і курсор переходить у поле Описание. Описание— це записаний нами коментар, у якому мовиться про призначення даного поля. Ці нотатки заносити не обов'язково, але якщо проект виконується для замовника, то опис повинен бути зроблений, щоб не мати клопотів під час здавання проекту.
Говорячи про імена полів, слід зупинитися на одному моменті. Як уже зазначалося вище, бажано давати імена полям за правилами DOS. Але коли проект досить великий і даних багато та ще виникає бажання давати імена більш інформативні, то варто скористатися одним прийомом. Ім'я може складатися з кількох слів, початкові літери цих слів великі, пробіли між словами відсутні. Наприклад: ПосівнаПлоща, ТабНомер, ПосадОклад, ПреміяКвартальна, ПреміяЗаВислугу і т. ін. Access дає можливість використовувати пробіли в іменах полів, тому можна вводити фрази, подібні таким: «Премія за вислугу», але важко розібратися, скільки прогалин між словами у чужих імен полів. Користувачі, які працюватимуть з нашими додатками, теж не зможуть відразу розібратися з іменем поля.
Типи полів
Поле може належати до одного з десяти типів, описаних нижче.
Текстовые (Техt)— використовується для збереження будь-якої послідовності символів, включаючи літери, цифри, знаки пунктуації, прогалини та спеціальні символи. Текстові поля можуть бути завдовжки до 255 символів. За замовчування довжина текстового поля дорівнює 50 символам. Найчастіше цей тип використовується в полях, призначених для збереження коротких текстових характеристик, наприклад, імен або адрес.
МЕМО (Меmо)— поля цього типу використовуються для збереження довгих текстових блоків до 65 000 символів (близько 16 сторінок інформації). Потрібно використовувати цей тип поля тоді, коли треба ввести чи імпортувати великий текстовий блок. Це поле змінної величини, і задавати розмір його не потрібно.
