При проектуванні інформаційних систем виникає небезпека збереження традиційних процесів, у той час як необхідно домогтися корінних змін в організації. Треба мати на увазі, що обчислювальні системи не є універсальними ліками від погано керованих операцій. Крім того, при неконтрольованому використанні нових інформаційних технологій легко виникає розлив зайвої інформації й у результаті зростає вартість обробки даних без помітного ефекту для підприємства. Недостатня ефективність інформаційних систем може мати й інші причини: наприклад, організаційні бар'єри між підрозділами підприємства, низька якість (за критеріями «вірність» і «актуальність») даних, непідготовленість підрозділів підприємства до впровадження системи.
Стратегічне планування інформаційної системи включає наступні кроки:
1) визначення підрозділів підприємства, що будуть включені в інтегровану інформаційну систему (також з урахуванням перспективи);
2) грубий проект функціональних областей інформаційної системи і співвідношень між ними;
3) визначення важливих для роботи підприємства об'єктів (замовники, постачальники матеріалів, деталей і т.п.) і їхнє відображення в інформаційній системі (це найбільш складна задача стратегічного планування, тісно зв'язана з попереднім кроком);
4) визначення можливостей використання функціональних областей системи в різних підрозділах підприємства й оцінка очікуваного ефекту;
5) установлення правил для архітектури і технічної реалізації підсистем і з'єднуючих ланок, створюваних власними силами;
6) установлення загальних, незалежних від функцій правил і форматів для передачі даних між функціональними областями інформаційної системи;
7) установлення параметрів для обчислювальної техніки (апаратне устаткування, операційна система, система керування даними, ієрархічні рівні ЕОМ, технічні методи передачі);
8) розробка проекту реалізації (пріоритети, терміни і т.д.).
Стратегічний загальний план створюється протягом декількох місяців. Необхідна його щорічна актуалізація з урахуванням нового досвіду реалізації окремих проектів, змін у ринковому середовищі і подальшому розвитку інформаційної техніки.
Для створення стратегічного загального плану рекомендується утворення нечисленної групи фахівців з інформатики і співробітників користувальницьких підрозділів. Вирішальною передумовою успішної роботи такої групи є підтримка посібника підприємства; воно формулює мету і контролює хід робіт.
Ситуативна дія означає швидке реагування на зовнішні події (наприклад, на зміни на ринку, технічні нововведення, організаційні чи персональні зміни на підприємстві), тобто начало роботи над відповідним проектом. Рішення приймається на основі ситуації в даний момент, воно не залежить від довгострокового планування. Однак у добрій нагоді можна сформулювати проект так, щоб він покрив передбачену в стратегічному плані функціональну область, чи в гіршому випадку включити новий проект у загальний план.
Ситуативна дія також має на увазі перевірку нового стандартного програмного забезпечення, що з'явився на ринку, на сумісність, зі стратегічним загальним планом і на його застосовність без обліку передбачених у плані пріоритетів.
Комбінування стратегічного загального планування інформаційної системи із ситуативною дією дозволяє приймати рішення про окремі проекти швидко і з урахуванням потреб окремих підрозділів, але без виникнення ізольованих, неузгоджених приватних рішень.
4.Характеристика ERP - систем.
Планування ресурсів підприємства (ERP-система) (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планування ресурсів підприємства) — корпоративна інформаційна система (КІС), призначена для автоматизації обліку і управління. Як правило, ERP-системи будуються за модульним принципом і в тому або іншому ступені охоплюють всі ключові процеси діяльності компанії.
Класичні системи ERP забезпечують управління задачами: управління фінансами; планування та управління виробництвом; управління формуванням та розподілом запасів; управління реалізацією та маркетингом; управління постачанням; управління проектами; управління сервісним обслуговуванням; управління процедурами забезпечення якості продукції.
Історично концепція ERP стала розвитком більш простих концепцій MRP (Material Requirement Planning — Планування матеріальних потреб) і MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планування виробничих ресурсів). Ще використовується в ERP-системах програмний інструментарій, який дозволяє проводити виробниче планування, моделювати потік замовлень і оцінювати можливість їх реалізації в службах і підрозділах підприємства, пов'язуючи його зі збутом.
Класичні ERP-системи, на відміну від так званого програмного забезпечення «в коробці», відносяться до категорії «важких» програмних продуктів, які замовляються — їх вибір, придбання і впровадження, як правило, вимагають ретельного планування в рамках тривалого проекту з участю партнерської компанії — постачальника або консультанта. Оскільки КІС будуються за модульним принципом, замовник часто (принаймні, на ранній стадії таких проектів) купує не повний спектр модулів, а обмежений їх комплект. В ході впровадження проектна команда, як правило, протягом декількох місяців (до року) здійснює настройку модулів, що поставляються.
Переваги. Використання ERP системи дозволяє використовувати одну інтегровану програму замість декількох розрізнених. Єдина система може управляти обробкою, логістикою, дистрибуцією, запасами, доставкою, виставлянням рахунків, бухгалтерським обліком, податковим обліком.
Реалізована в ERP-системах система розмежування доступу до інформації, призначена (в комплексі з іншими заходами інформаційної безпеки підприємства) для протидії як зовнішнім загрозам (наприклад промисловому шпигунству), так і внутрішнім (наприклад, розкраданням). Впроваджувані в зв'язці з CRM-системою і системою контролю якості, ERP-системи націлені на максимальне задоволення потреб компаній в засобах управління бізнесом.
Недоліки. Безліч проблем, пов'язаних з ERP, виникають через недостатнє інвестування в навчання персоналу, а також у зв'язку з недоробленістю політики занесення і підтримки актуальності даних в ERP.
Обмеження і помилки:Невеликі компанії не можуть дозволити собі інвестувати достатньо грошей в ERP і адекватно навчити всіх співробітників. Іноді ERP складно або неможливо адаптувати під документообіг компанії і її специфічні бізнес-процеси. Система може страждати від проблеми «слабої ланки» — ефективність всієї системи може бути порушений одним департаментом або партнером.Опір департаментів в наданні інформації зменшує ефективність системи.Проблема сумісності з колишніми системами.Помилки розробників у системі приводять до відчутних втрат коштів та долі на ринку.
Приклад:
Microsoft Business Solutions є підрозділом корпорації Microsoft і пропонує широкий спектр бізнес-додатків для компаній малого і середнього бізнесу. Рішення Microsoft Dynamics NAV дозволяють українським компаніям оптимізувати і більш ефективно розвивати свої відносини з клієнтами, партнерами, постачальниками і співробітниками. За допомогою рішень Microsoft Business Solutions можна автоматизувати наскрізні бізнес-процеси в галузі фінансів, дистрибуції, електронній комерції, обслуговування і підтримки клієнтів, управління проектами, персоналом, виробництвом, ланцюжками постачань, продажами і маркетингом.
ERP-систем на базі інтегрованої системи управління підприємством Microsoft Dynamics NAV і створення на її основі різних галузевих рішень. Як і більшість сучасних ERP-систем, Microsoft Dynamics NAV побудована за модульним принципом, що дає замовнику можливість вибору і впровадження лише необхідних йому модулів. Рішення Microsoft Dynamics NAV дозволяє компаніям оптимізувати і більш ефективно розвивати свої відносини з клієнтами, партнерами, постачальниками і співробітниками. За допомогою Microsoft Dynamics NAV можна автоматизувати наскрізні бізнеси-процеси в галузі фінансів, дистрибуції, електронній комерції, обслуговування і підтримки клієнтів, управління проектами, персоналом, виробництвом, ланцюжками постачань, продажами і маркетингом.
Microsoft Dynamics NAV — комплексне рішення, що автоматизує всі сфери діяльності підприємства, що формує нові конкурентні переваги і надійну платформу для подальшого росту компанії.
Управління фінансами. Підтримка різних моделей обліку - бухгалтерського, управлінського, обліку за міжнародними стандартами (IAS), GААР та ін.
1. Необмежена кількість аналітичних вимірів.
2. Багатомірний аналіз даних.
3. Бюджетування і фінансове планування.
4. Контроль виконання бюджетів.
5. Прогноз руху коштів, аналіз ліквідності, контроль платежів.
6. Контроль дебіторської і кредиторської заборгованості.
7. Контроль кредитного ліміту контрагентів.
8. Аналіз простроченої заборгованості.
9. Широкий спектр фінансових і аналітичних звітів.
10. Тісна інтеграція з програмами Microsoft Office: Word, Excel, Outlook.
11. Вбудований генератор фінансової звітності.
12. Мультифірмовий облік, консолідація.
13. Багатовалютный облік.
14. Повний аудит операцій.
15. Локалізація під законодавство України.
16. Принцип «подвійного запису» в проводках.
17. Облік банківських і касових операцій.
18. Розрахунки з покупцями і постачальниками.
19. Облік основних засобів.
20. Облік складських операцій.
21. Книга покупок, книга продажів, розрахунок податків.
22. Набір уніфікованих форм бухгалтерської і податкової звітності.
23. Податковий облік, формування реєстру податкових накладних.
