При побудові складних баз даних одного файлу даних буває недостатньо. Допустимо, нам необхідно сформувати базу даних котра містить список студентів факультету із назвами груп у яких вони вчаться. Якщо усю інформацію зберігати в одному файлі то багато даних буде дублюватися (назва групи повторюється для кожного її студента у відповідному записі). Така організація бази даних має очевидні недоліки:
· При збільшенні (зменшенні) групи на одного студента необхідно добавити новий запис в базу даних.
· При зміні назви групи (а це відбувається кожного року) необхідно скоректувати усі записи котрі відповідають студентам даної групи.
· Зберігається велика кількість інформації котра дублюється, за рахунок цього сповільнюється робота програми, збільшується імовірність появи помилок.
У цьому випадку більш ефективними є бази даних побудованих на реляційній моделі. Вона полягає в тому, що для кожного набору створюється свій файл (таблиця). У нашому випадку, це файл студентів і файл назв груп. У файлі студентів дані про групу вказуються у вигляді посилання на номер запису файлу назв груп. Цим номером однозначно визначається запис у файлі назв груп. Номер запису називають первинним ключем. Програми управління базами даних можуть назначати такий номер автоматично, наприклад, при вводі запису просто нумерують його. Якщо у файлі студентів задається посилання на назву групи то для однозначної відповідності достатньо знання первинного ключа. При допомозі ключа встановлюється відношення (реляція) між двома файлами.
Переваги такої структури бази наступні:
· Централізоване зберігання назв груп та даних про студентів.
· Менші затрати на ввід та корекцію інформації.
· Вища швидкість доступу внаслідок зменшення затрат пам’яті.
Первинний ключ є по суті індексом котрий полегшує пошук інформації всередині великих наборів даних. Індекси полегшують пошук всередині великих наборів даних а також дають змогу значно пришвидшити процес сортування (впорядкування) інформації бо тоді сортуються (переставляються ) не самі записи а спеціально створений індексний файл в якому є тільки первинні ключі і номери записів. Сортування проходить тільки по індексу, самі записи залишаються невпорядкованими.
Поряд з первинним, файл може містити і вторинний індекс. Сортування можна зробити по первинному індексу ( наприклад, вибрати студентів певної групи ) а потім по вторинному ( наприклад, впорядкувати список згідно алфавіту).
Надійність такої бази даних забезпечується так званою перевіркою цілісності даних. Наприклад, якщо у файлі імен студентів є посилання на певний запис файлу імен груп Access не дозволить викинути цей запис з файлу імен груп. При спробі викинути любий запис з файлу Access проглядає базу даних на наявність посилання на цей запис із інших записів зв’язаних файлів. Така перевірка має зміст при наявності коректних зв’язків між файлами.
У сучасних базах даних може існувати велика кількість взаємопов’язаних файлів. Тому розробка структури бази даних шляхом розбиття інформаційної бази на окремі файли із своїми взаємозв’язками є важкою неоднозначною задачею яка не піддається повній формалізації. Вирішення цієї задачі є предметом спеціальної теорії реляційних баз даних. Коротко ця теорія буде розглядатись в наступних лекціях.
Від даних в таблиці.
Після завершення розробки специфікації таблиці, можна приступати до вводу даних.
Для початку вводу необхідно активізувати потрібну таблицю у списку об’єктів БД і клацнути на піктограмі “відкрити” (Open). Вибрана таблиця відкриється в режимі заповнення. Початково вона складається з одного пустого запису, представленого у вигляді стрічки таблиці. Імена полів утворюють заголовки колонок таблиці у які вводяться дані.
При допомозі меню “вид” (View) можна в любий момент перейти з режиму заповнення у режим проектування і навпаки.
Для вводу даних у відповідному полі запису необхідно туди помістити курсор. Це можна зробити при допомозі мишки або клавішами управління курсором або скориставшись відповідними клавішами меню програми.
Перехід від одного поля запису до іншого здійснюється при допомозі клавіші Tab.
