Збирання безпосередньо на підприємствах і в організаціях грошової виручки організується апаратом інкасації Національного банку. У разі потреби комерційні банки можуть збирати виручку власними силами з дозволу Національного банку України.
Для створення відомчої інкасації готівки та цінностей установа банку повинна порушити клопотання перед територіальним управлінням НБУ про необхідність такої служби. Клопотання з пакетом документів і висновком подається НБУ для ухвали остаточного рішення про надання дозволу конкретній установі банку нас творення служби інкасації.
Начальник відділу інкасації складає схему маршрутів і графіки заїздів інкасаторів на підприємство для збирання грошової виручки.
На кожний маршрут для збирання грошової виручки призначається бригада. Один із членів бригади призначається старшим бригади, другий – збирачем. Під час збирання виручки старший бригади і водій охороняють сумки з грошовою виручкою і спостерігають за роботою збирача. Якщо інкасація здійснюється двома працівниками, то обов'язки старшого бригади виконує водій.
Начальник відділу інкасації перед виїздом інкасаторів для збирання грошової виручки видає під розписку в Журналі для обліку явкових карток, сумок, печаток і доручень на інкасацію грошей:
інкасаторові збирачеві:
• доручення на інкасацію грошей;
• явкові картки;
• печатку відділу інкасації із зазначенням номера маршруту;старшому бригади:
• порожні сумки;
• посвідчення особи;
водієві:
• посвідчення особи;
• спеціальне посвідчення на машину.
Начальник відділу інкасації періодично (не рідше 1 разу на місяць) здійснює перевірку дотримання інкасаторами правил збирання грошової виручки і перевезення цінностей.
Приймання касиром установи банку сумок з готівкою від старшого бригади інкасаторів проводиться у присутності всіх інкасаторів цієї бригади.
Здаючи сумки з грошовою виручкою, інкасатори пред’являють накладні до сумок та явкові картки бухгалтерові-контролерові, який реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки в Журналі обліку прийнятих сумок із готівкою.
Після здавання сумок старший бригади передає начальникові відділу інкасації Журнал обліку прийнятих сумок із готівкою та порожніх сумок і посвідчення особи, інкасатор збирач передає доручення на інкасацію грошей, явкові картки, печатку і посвідчення особи, водій – посвідчення особи та спеціальне посвідчення на машину.
Начальник відділу інкасації перевіряє, чи всі підприємства, організації обслужено інкасаторами і чи відповідає кількість зданих інкасаторами сумок до каси банку кількості прийнятих ними сумок від підприємств, організацій, а після цього він робить відповідний запис у Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, а також у Журналі для обліку явкових карток, сумок, печаток і доручень на інкасацію грошей.
Про загальну суму грошового виторгу, здану інкасаторами, начальник відділу інкасації складає Довідку і передає її головному бухгалтерові.
Проінкасований виторг підлягає зарахуванню на поточні рахунки суб'єктів господарської діяльності. Операції з інкасування грошового виторгу відображаються в бухгалтерському обліку таким чином.
