Приймання готівки здійснюється через каси банків за такими прибутковими касовими документами:
а) за заявою на переказ готівки – від юридичних осіб для зарахування на власні поточні рахунки, від фізичних осіб – на поточні, депозитні рахунки, а також від юридичних та фізичних осіб – на рахунки інших юридичних або фізичних осіб, які відкритті в цьому самому банку або в іншому банку, та переказу без відкриття рахунку;
б) за рахунками на сплату платежів – від фізичних осіб на користь юридичних осіб;
в) за прибутковим касовим ордером – від працівників банку за внутрішньобанківськими операціями;
г) за документами, установленими відповідною платіжною системою, від фізичних і юридичних осіб – для відправлення переказу та виплати його отримувачеві готівкою в національній валюті.
Клієнт заповнює касові документи від руки чи за допомогою технічних засобів або банк (філія, відділення) за згодою клієнта заповнює касові документи із застосуванням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі - САБ).
Касир, що одержав прибуткові касові документи, зобов'язаний:
• перевірити наявність і тотожність підписів операційних працівників наявним у нього зразкам;
• звірити відповідність указаних у них сум цифрами і літерами;
• викликати особу, яка вносить гроші, та прийняти їх поаркушним перерахуванням.
Якщо клієнт здає гроші до каси банку за кількома прибутковими документами для зарахування на різні рахунки, то касир повинен приймати гроші за кожним документом окремо. На столі касира не повинно бути ніяких інших грошей, крім тих, що приймаються від особи, яка вносить гроші.
Після приймання грошей клієнтові видається квитанція або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки. Квитанція має містити дату здійснення касової операції, підпис працівника банку, який прийняв готівку, відбиток печатки або електронний підпис працівника банку, засвідчений електронним підписом системи автоматизації банку (САБ).
Якщо прибутковий документ заповнено з порушенням вимог або якщо сума наявних коштів менша, ніж сума платежу, то клієнт додає потрібну суму готівки або операція не виконується, а документ і готівка повертаються платникові. Порядок анулювання операції та повернення платежу визначаються залежно від внутрішнього порядку банку.
Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир складає Довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість документів, що надійшли до каси, і звіряє суму за довідкою з сумою прийнятих ним грошей. Довідка підписується касиром, а вказані в ній касові обороти звіряються ним із записами в касових журналах операційних працівників. Звірення оформляється підписами касира в касовому журналі, а операційного працівника – в довідці касира.
У разі постійних надходжень платежів від фізичних осіб (квартплата, комунальні платежі, плата за газ, електроенергію, телефонний зв'язок) між установами банків та юридичними особами, на користь яких приймаються платежі, можуть укладатися договори про порядок здійснення операцій у спільно створених системах із приймання та обліку платежів. У цих системах можуть застосовуватися документи на електронних носіях (магнітна картка з умонтованою мікросхемою), на яких міститься потрібна інформація про реквізити платника, одержувача коштів і суми, що сплачуються.
Після закінчення операційного дня працівник установи банку, який здійснював перекази, формує і друкує зведений реєстр прийнятих переказів і звіряє його з даними фактичного залишку готівки в касі. На загальну суму прийнятої готівки відповідно до зведеного реєстру складається прибутковий касовий ордер, який разом із реєстром і заявами додається до касових документів дня.
Вся готівка, яка надійшла до закінчення операційного дня, повинна бути оприбуткована в операційній касі та відображена за дебетом рахунка 1001 «Банкноти та монети в касі банку» або 1002«Банкноти та монети в касі відділень банку» і кредитом відповідних рахунків за балансом установи банку, на які зараховується готівка.
Типове проведення з приймання готівки в банку має такий вигляд:
Д-т—1001, 1002.
К-т — різні рахунки.
