Заняття 6

Рис. 5.16. Введення тексту в поле МЕМО

Введення тексту в поле MEMO

Поля MEMO дозволяють зберігати великі текстові фрагменти — до 64000 символів, — і все це в одному полі. Зрозуміло, що редагувати поля з довгими записами в режимі таблиці - важко. Щоб уникнути цього, слід натиснути комбінацію <Shift+F2>; на екрані відобразиться вміст поточного поля у вікні змінних розмірів Область ввода, показаному на рис. 5.16. Можна використовувати це вікно для введення та редагування тексту. (Цей засіб можна використовувати в Access у всіх полях, але особливо корисний він у процесі роботи з полями MEMO.)

Якщо виділене поле містить єдиний абзац, то вікно Область ввода автоматично охоплює всі рядки. В поле записів символи табуляції вводити не можна, тому, щоб почати новий абзац, потрібно натиснути комбінацію <Ctrl+Enter>. Для збереження змін необхідно натиснути по кнопці ОК або натиснути клавішу <Enter>.

Сортування записів

Найпростіший спосіб тимчасово визначити порядок сортування записів у режимі таблиці — виділити поле, дані якого потрібно відсортувати, а потім на панелі інструментів Access натиснути одну із кнопок сортування. (Ці команди доступні також і в меню Запись або в меню, що з'являється після натискання правою кнопкою на заголовках стовпців).

Для сортування кількох стовпців можна використовувати ті самі кнопки панелі інструментів, але слід мати на увазі, що кожне сортування змінює порядок відображення значень в інших колонках. Таким чином, для сортування по полю Відділ, потім по Прізвище, потім по Ім'я спочатку клацніть на поле Ім'я і на кнопці Сортировка; потім зробіть те саме для поля Прізвище і, нарешті, для поля Відділ.

Зміна структури листа даних

Меню Формат містить різноманітні додаткові команди, які можна використовувати для зміни вигляду листа даних.

o Щоб вибрати інший шрифт або його розмір для відображення тексту в режимі таблиці, слід вибрати Формат/Шрифт. Якщо важко читати або вводити дані з встановленим автоматично шрифтом, можна збільшити його розмір або вибрати інший шрифт. Ця установка розповсюджується на всю таблицю. Якщо відкрити іншу таблицю в режимі таблиці, то в ній буде використовуватись встановлений шрифт.

o Для відкриття діалогового вікна, показаного на рис. 5.17, потрібно вибрати Формат → Режим таблцы. Вказані в ньому опції дозволяють змінювати колір фону, вибирати серед різних можливих варіантів відображення ліній сітки та застосовувати тривимірний ефект до вигляду самого аркуша даних. Ці опції також застосовуються до поточної таблиці.

o Для зміни встановлених автоматично розмірів комірок усередині аркуша даних потрібно вибрати Формат → Высота рядка або Формат → Ширина столбца. Для автоматичного коригування ширини колонки з метою збільшення довжини комірок вибраного поля в діалоговому вікні Ширина столбца натисніть по кнопці По ширине даных; це призводить до такого самого ефекту, що і подвійний натиск на правій границі стовпця.

Питання для самоперевірки:

1. Для чого використовують перевірку введення даних в комірку?

2. Яким чином можна задати Умову на введення певних даних, в якому режимі і на якому етапі створення БД?

3. Чи можна створити власний текст повідомлення про помилку?

4. Наведіть приклади корисних правил перевірки?

5. Як ввести правила перевірки даних для всієї таблиці, а не окремих полів?

6. Що розуміють під виразом «маска вводу формату даних»?

7. Як зручно редагувати записи в полі МЕМО?

8. Яким чином можна змінити структуру листа даних?

Тема. Зв’язування кількох таблиць.