Заняття 3

Рис. 5.6 Перший крок створення бази даних.

Якщо будь-який з об'єктів бібліотечних прикладів досить точно відображає ваші потреби, копіюйте його в свою базу даних. Копіювати об'єкти зручніше через буфер обміну Windows.

1. Відкрийте базу даних з бібліотеки прикладів і виділіть об'єкт, який необхідно скопіювати.

2. Натисканням правою кнопкою миші викличте контекстне меню і виберіть команду Копировать або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+C>.

3. Відкрийте базу даних, у яку необхідно скопіювати об'єкт. Потім виберіть команду Правка → Вставить або скористайтеся комбінацією клавіш <Ctrl+V>. Наразі необхідності вкажіть ім'я об'єкта, що копіюється. Програма виконає копіювання об'єкта, після чого його піктограма відобразиться в потрібній групі вікна бази даних.

Пам’ятайте, що без додаткових зусиль з вашої сторони об'єкти, скопійовані з інших баз даних, не будуть працювати коректно. Для правильної роботи необхідно також скопіювати всі об'єкти, зв'язані з даним об'єктом. Наприклад, після копіювання форми прийдеться скопіювати всі використовувані в ній таблиці і запити. Крім того, щоб гарантувати надійність додатка, після копіювання всіх необхідних об'єктів необхідно ретельно проаналізувати всі зв'язки між об'єктами бази даних.

Експортування й імпортування даних

У процесі роботи з Access рано чи пізно виникає необхідність використовувати інформацію з бази даних Access в інших додатках або, навпаки, використовувати дані, створені іншими програмами, в базах даних Access. У ряді ситуацій для використання іншими програмами потрібно імпортувати цілі таблиці даних. Наприклад, знадобиться перенести дані про постачальників компанії в іншу базу даних, що працює під керуванням SQL Server або Oracle. Або навпаки — створити додаток Access на підставі наявної бази даних dBASE, FoxPro або Paradox. У цьому випадку імпортування даних прийдеться здійснити двічі. Перше імпортування інформації необхідно на етапі проектування бази даних для того, щоб під час тестування форм, звітів і запитів використовувалися реальні дані. Повторно дані імпортуються безпосередньо перед початком роботи з новою програмою.

Access також використовується для тимчасового збереження даних, наприклад, у тих випадках, коли результат запиту або звіт, сформований у Access, необхідно перенести в Word для створення більш загального звіту.

Самим могутнім і одночасно простим інструментом імпортування й експортування даних є засіб Связи с Office. Його команди дозволяють обмінюватися даними з іншими додатками Office. Перед тим, як використовувати одну з трьох команд цієї групи, необхідно вибрати потрібний об'єкт бази даних— форму, звіт, запит і т.п. Після цього досить вибрати команду Сервис → Связи с Office або одну з команд списку Связи с Office, що розкривається на панелі інструментів. У Access передбачено три команди для зв'язку з додатками Office.

o Слияние с MS Word. Ця команда виконує злиття таблиці Access з наявним документом Word або створює новий документ і розміщує дані в нього. Після передачі даних значення полів таблиці Access можна використовувати в документі Word як об'єднані поля.

o Публикация в MS Word. Ця команда дозволяє створити на основі об'єкта бази даних Access текстовий документ у форматі RTF. Створений документ відразу відкривається в Microsoft Word. Надалі на підставі цього файлу можна створити діловий документ або звіт.

o Анализ в MS Excel. Ця команда створює файл робочої книги Excel у форматі XLS й експортує в нього дані об'єкта бази даних Access. Створений файл водночас відкривається в Excel. Після цього до одержаних даних можна застосовувати математичний, статистичний і аналітичний апарат Excel, недоступний у Access. Крім того, для аналізу результатів зручно використовувати гнучкий механізм побудови діаграм. Якщо в звіті Access використовувалося групування даних, результуючий робочий лист Excel буде містити проміжні підсумки.

Є й інший спосіб експортування даних. Виділіть об'єкт бази даних і скористайтеся командою Файл → Экспорт. У діалоговому вікні експортування даних пропонується вибрати кінцевий формат даних (є можливість експортування в попередні версії Office) і ввести ім'я файлу. В більшості випадків цей метод більш важливий, оскільки він дозволяє більш точно настроїти параметри експортування даних.

Крім описаних ситуацій, експортування й імпортування даних використовується для обміну інформацією між Access і іншими програмами керування базами даних. Access дозволяє зберігати дані у форматах найбільш популярних СУБД різних версій. Для створення файлу потрібного формату виберіть об'єкт бази даних, а потім скористайтеся командою Файл → Экспорт. Щоб прочитати файл, створений іншим додатком, використовуйте команду Внешние данные → Импорт з меню Файл.

Використання виразів в об'єктах бази даних

Вирази є основним засобом виконання більшості операцій Microsoft Access. Вираз є комбінацією символів — ідентифікаторів, операторів і значень, що дає визначений результат. Найчастіше доводиться мати справу з добре знайомими арифметичними операторами: + (додавання), — (віднімання), * (множення) і / (ділення). Всі інші операції використовуються рідше.

Використання виразів у запитах дозволяє створювати поля, що обчислюються, значеннями яких стануть результати визначених виразів. Операндами цих виразів можуть бути як інші поля цієї ж таблиці, так і дані зі зв'язаних таблиць. За допомогою виразу можна, наприклад, розрахувати термін оплати рахунку ([ДатаПродажу] +30) або обчислити загальну суму замовлення (Кількість*ЦінаОдиницьПродукції). Досить записати вираз у відповідний стовпець таблиці, і Access автоматично замінить цей вираз його результатом для кожного запису таблиці.

Для кожного поля таблиці можна встановити умову на значення, що може зберігатися в цьому полі. За допомогою таких умов можна, наприклад, заборонити користувачам вводити в поле Дата продажу значення, що відповідають майбутнім датам або датам, більш ніж тридцятиденної давнини. При спробі ввести значення, що знаходяться поза діапазоном коректності, Access виведе повідомлення про помилку. Щоб встановити умову на значення, створіть логічний вираз, що визначає цю умову. Значення приймається тільки в тому випадку, коли відповідний логічний вираз істиний.

Використання умов добору дозволяє виконувати операції лише над визначеною групою записів. У групу попадають тільки записи, що задовольняють умовам добору. Інші записи ігноруються. Умови добору задаються за допомогою логічних виразів, результати яких перевіряються для кожного запису таблиці.

В описаних та інших прикладах тип результату виразу залежить від виконуваної операції. Основні типи операцій Access наведені нижче.

o Арифметичні операції. Крім чотирьох стандартних арифметичних операцій (+, -, *, /) до цієї групи відносяться операції ^ (піднесення до степеня), \ (целочисельне ділення) і MOD (залишок від ділення двох цілих чисел). Операндами і результатами всіх арифметичних операцій є числові значення.

o Операції порівняння, звичайно це < (менше), <= (менше або дорівнює), <> (не дорівнює), > (більше), >= (більше або дорівнює) і Between (числовий діапазон). Результатом цих операцій є логічні значення, що показують істинність операції порівняння.

o Логічні операції. Операндами і результатом таких операцій є логічні значення. Логічна операція може складатися, наприклад, з декількох операцій порівняння. Серед логічних операцій варто виділити найбільш розповсюджені: And (повертає значення True, якщо обидва операнди істинні), Or (повертає значення True, якщо хоча б один з операндів має значення істина) і Not (повертає значення, протилежне значенню операнда). Крім описаних логічних операцій, часто використовуються й такі операції, як Eqv (повертає значення True, якщо значення операндов рівні), Imp (повертає значення True, якщо перший оператор має значення True, а другий — False) і Хоr (повертає значення True, якщо значення операндов різні).

o Стрічковий оператор. Операція конкатенації (об'єднання) двох стрічкових значень. Записується символом &.

Для полегшення створення виразів, що є невід'ємною частиною будь-якої бази даних, у Access передбачений спеціальний механізм, що називається Построитель выражений. За його допомогою можна швидко і правильно складати вираз практично будь-якої складності. На панелі вікна Построитель выражений знаходиться ряд кнопок, що відповідають операціям (рис. 5.7). Крім того, там же утримується список заздалегідь визначених ідентифікаторів, що також використовуються під час побудови виразів.

Рис. 5.7 Вікно Построитель выражений

Щоб відкрити вікно построителя виразів, скористайтеся кнопкою Построить панелі інструментів або командою Построить контекстного меню. Контекстне меню викликається натисканням правої кнопки миші на потрібному полі таблиці.

Створення додатків

Розробка макросів і програм мовою Visual Basic для додатків є ефективним інструментом маніпулювання об'єктами баз даних Access.

Написання програмного коду полегшує роботу з базою даних і значно розширює її функціональні можливості. З його допомогою можна автоматизувати операції, що виконуються над базою даних, а також забезпечити їхнє виконання у фоновому режимі. Крім того, програмні модулі допомагають керувати об'єктами бази даних і меню.

Характерною рисою мови Visual Basic є її механізм обробки подій. Суть цього механізму полягає в тому, що результатом виникнення події, викликаної користувачем або генерированої системою, буде запуск визначеної процедури програмного модуля. До подій, викликаних користувачем, відносяться, наприклад, натискання кнопки миші або клавіші на клавіатурі. Процедура обробки подій, наприклад, для кнопки форми, визначає дію, виконувану при натисканні на цю кнопку.

У вікнах на рис. 5.8 показані всі елементи, використані під час написання процедури обробки події. В лівій частині екрана, як видно з малюнка, знаходиться форма, відкрита в режимі конструктора.

Рис. 5.8 Елементи редагування форми.

Можливі проблеми

Установка MSDE. Наразі вибору команди Создать → Проект з меню Файл (нова база даних) програма пропонує ввести параметри підключення до сервера SQL Server, але підключення не виконується.

Запустіть програму Sqlsetup, що знаходиться в папці \SQL\X86\SETUP на першому компакт-диску Office 2000. Автоматично MSDE не встановлюється, тому вам доведеться зробити це самостійно. Після завершення установки клацніть по кнопці Пуск і знайдіть у меню Программы папку MSDE. Запустіть програму Service Manager і активізуйте службу MS SQLServer. У процесі створення проекту з нуля вкажіть як сервер ім'я вашого комп'ютера. Варто зазначити, що перед ім'ям комп'ютера символи "зворотна коса" вводити не потрібно. І нарешті, якщо MSDE запускається локально, в поле імені користувача введіть значення С. Пароль у цьому випадку вказувати не потрібно. Після виконання всіх описаних дій ви зможете підключити проект Access до механізму MSDE.

Установка бібліотеки прикладів баз даних. Виявилася безуспішною спроба знайти на твердому диску комп'ютера файли прикладів баз даних.

Перед тим, як використовувати бази даних з бібліотеки прикладів, її потрібно встановити. Після натискання мишею на одному зі значків файлів прикладів, Windows установить їх автоматично. Але, як ви могли помітити, значки файлів прикладів доступні лише під час першого запуску програми. Після відкриття декількох файлів значки прикладів зникають зі списку. Щоб установити бібліотеку прикладів, запустіть програму установки Office. Робиться це за допомогою значка Установка/Удаление программ, що знаходиться в папці Панель управления. Пройдіть через всі етапи установки програми, поки не дійдете до вікна вибору компонентів. У групі Примеры баз данныхвиберіть значення Запускать все с моего компьютера.

Актуалізація опорних знань

1.Які переваги по створенню баз даних надають вбудовані підпрограми?

2.Які дії необхідно виконати, щоб створити БД за допомогою Майстра?

3.Для чого призначена головна кнопкова форма? Як змінювати її параметри?

4.Для чого використовується стандартний набір бібліотек БД?

5.В яких випадках виникає експортування чи імпортування даних і яким чином це можливо реалізувати?

6.Найпростіший інструмент експортування й імпортування даних, його можливості та принципи роботи.

7.Для чого застосовується команда Файл – Експорт?

8.Які групи операцій можна використовувати в програмі MS Access?

9.Для чого в СУБД Access використовується Построитель виразів?

Тема. Створення та налагодження таблиць. Основні відомості про таблиці