Типи даних

Введення даних

Для введення або редагування даних у певну комірку таблиці слід зробити цю комірку активною.

Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів "Форматирование"шрифт у списку "Шрифт",його розмір, а також тип шрифту (напівжирний, курсив, підкреслений).

Вводити дані в активну комірку можна безпосередньо у полі самої комірки (для цього слід клацнути двічі мишею по комірці або натиснути клавішу [F2]) чи в полі рядка формул (для цього слід клацнути мишею по рядку формул). При цьому курсор набирає вигляду вертикальної риски, яку можна переміщувати за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (вказівник миші перевести у потрібну позицію і натиснути ліву кнопку).

Для вилученнясимволу у позиції курсору слід натиснути клавішу [Delete],а символу ліворуч від курсора - клавішу [BackSpase].

Натискування клавіші [Enter] завершує введення та редагування даних у комірці, а клавіші [Esc] - відміняє його.

Відновитипопередній вигляд комірок можна командою Правка/Отменить...,але це потрібно зробити до подачі інших команд. Відмовитись від виконаної дії можна також, використавши кнопку "Отменить"панелі інструментів "Стандартная".

При натискуванні клавіші [Enter] табличний курсор переміщується на одну комірку у напрямі, який визначається вибраним елементом у списку "Переход к другой ячейке после ввода информации". Цей список виводиться у вкладці "Правка"вікна діалогу "Параметры".Для зміни напряму слід розкрити цей список і вибрати нове значення напряму.

Комірка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:

- число, включаючи дату і час;

- текст;

- формула.

Типи даних в комірці можна задавати або змінювати за допомогою меню Формат/ Ячейка/ Число (комірку перед викликом цього меню потрібно виділити)

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове а також дата і час.

Для цілого числа допустиме використання цифр від 0 до 9, а також знаків "+" і "-".Перед від’ємним числом треба вводити знак мінус (-) або поміщати його в круглі дужки ( ).

Дійсне число включає десяткову крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Наприклад: 0.23, -11.879, 0.00658.

Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або Е. Мантиса - ціле або дійсне, порядок - ціле. Число з експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку. Наприклад: 2Е-13, -1.47Е21 (мається на увазі 2·10¹³ та-1,47·10²¹).

Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ "/ " і знаменник.

Якщо ціла частина числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Наприклад 3 2/7, 0 11/35.

Дата вводиться у форматі ДЦ/ММ/РРРР, а час - у форматі ГГ:ХХ:СС. Для введення поточної дати використовують комбінацію клавіш [Ctrl]+[;], а поточного часу - комбінацію [Ctrl]+[Shift]+[;]. Можна поєднати в одній комірці дату і час.

Якщо число не вміщується у ширину стовпчика, то з’являється позначка ###, - це означає, що потрібно збільшити ширину колонки. Всі числа по замовченню вирівнюються по правому краю.

При індикації чисел у полі комірки форма їх представлення залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі в комірці розміщується вісім символів. Цілі числа Excel виводить у формі цілого, навіть якщо вони введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється. Якщо і це не допомагає, то число виводиться у формі з експонентою. Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

Текст. Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф (наприклад, якщо вводиться текст 1234, який може сприйнятися як число, тоді рядок введення повинен мати вигляд '1234).

Текстові дані по замовченню вирівнюються по лівому краю чарунки. Для кожного символу в чарунці можна задати свої параметри форматування. Якщо введений текст повністю не поміщається в поточну чарунку, то він буде відображений (а не розміщений!) поверх сусідньої чарунки справа, якщо вона порожня. В протилежному випадку текст, що не вміститься, буде обрізаний по правому краю, а повний текст, введений в чарунку, завжди можна буде побачити в рядку формул. Щоб змінити вирівнювання вибирають команду Ячейки в меню Формат, а потім на вкладинці Выравнивание встановлюють необхідні параметри.

Щоб відредагувати введений до комірки текст, потрібно двічі клацнути по комірці, яка містить текст, з’явиться вертикальний текстовий курсор в тексті, далі дії аналогічні до редагування тексту в текстовому редакторі.

Формула починається із символу "=" і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса комірки (посилання на комірку), функція.

Наприклад: =123/(12-67*0.453), =С5-В5, =M1N(F2:F9).

У формулах розрізняються арифметичні операції і операції відношень. Excel допускає арифметичні операції: "+" - додавання, "-" - віднімання, "*" - множення, "/ "- ділення, "^" - піднесення до степеня; операції відношень: ">" - більше, "<" - менше, "=" -дорівнює, "<=" - менше або дорівнює, ">=" - більше або дорівнює, "><" - не дорівнює.

В формулах можуть бути застосовані також адресні оператори для вказівки діапазону чарунок:

1) оператор діапазону ( : ). Наприклад = СУММ (ВG : В20);

Оператор діапазону можна використовувати для зазначення посилань на чарунки:

- всього стовпчика (наприклад: А:А)

- всього рядка (наприклад: 1:1)

- всього робочого аркуша (наприклад: А: IU або 1:16384).

2) оператор об’єднання діапазонів ( ; ). Наприклад = СУММ (ВG : В20; Д6 : Д18);

3) оператор перетину діапазонів (пробіл). Наприклад = СУММ (А5 : В11 В8 : С10); ( Обчислюється сума вмісту чарунок діапазону В8 : В10).

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція "&", яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові константи у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні операції, за ними - операції відношень.

Формула, що набирається в електронній таблиці, як і будь-який інший запис, відображається у рядку формул.

Для введення формули в комірку:

1) Виділіть комірку для введення формули.

2) Натисніть на клавіатурі [=] або клацніть по кнопці “=” в рядку формул (або на кнопці f_x , якщо потрібно ввести функцію).

3) Наберіть вираз формули.

4) Для збереження формули і її виконання натисніть клавішу Enter або клацніть на кнопці із зеленою галочкою

Для скасування внесених до формули змін натисніть на червоний хрестик .

При вірному введенні формули у поточній чарунці з’являється результат обчислення, а сама формула – у рядку формул.

Відредагувати введену формулу можна як звичайний текст, введений до комірки.

9. Повідомлення про помилки в формулах, введених в клітинку робочого листа.

При проведенні обчислень в електронній таблиці не виключені неправильні дії користувача, наприклад, при введенні даних, складанні формул тощо. Нище приведена таблиця, в якій містяться всі види стандартних повідомлень, які можуть з’явитися в чарунках таблиці при виявленні програмою Microsoft Excel помилкових дій користувача, і подано рекомендації, як їх виправити.

10. Виділення діапазону комірок.

Для виділення суміжного діапазону комірок (комірки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових комірок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті комірок діапазону, підсвічуючи їх.

Для виділення несуміжного діапазону комірок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по комірках, які потрібно виділити.

Для виділення всього рядка або стовпця потрібно клацнути по заголовку рядка чи стовпця.

Виділити всі комірки можна за допомогою команди Правка/Выделить все, або клацнувши мишкою по лівій верхній клітинці в рядку заголовку таблиці.

Комірки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної комірки, яка зберігає звичайний колір і рамку.

Для зняття виділення слід клацнути мишею на комірці, яка знаходиться поза виділеним діапазоном.

11. Форматування діапазонів та комірок

Форматуванням комірки називають встановлення вигляду відображення вмісту комірки. Для форматування комірки або виділеного діапазону комірок використовується команда Формат або кнопки панелі інструментів "Форматирование". Поняття формату включає такі параметри: формат шрифту (тип, розмір, накреслення, колір); формат даних; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) комірок; обрамлення комірок; візерунок фону.

Для встановлення формату шрифту (тип, розмір, накреслення, колір) використовують вкладку ФорматÞЯчейкаÞШрифты

Формат даних. Excel може автоматично розпізнавати формат даних при введенні (так, якщо число починається знаком "$", то встановлюється грошовий формат і т.д.). Однак існує можливість встановити для виділеного діапазону комірок формати чисел, їх можна вибрати зі списку "Числовые форматы" вкладки "Число" вікна діалогу Форматы ячеек

Розміри стовпчиків і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту - за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди ФорматÞСтрокаÞВысота і ФорматÞСтолбецÞШирина відкривають діалогові вікна, у яких можна встановити точну ширину виділених колонок і висоту виділених комірок.

Для зміни висоти рядків та ширини стовпців можна скористатися способом перетягування роздільника заголовка рядка(стовпця): наведіть покажчик миші на розподільник рядка (стовпця) і коли він перетвориться на подвійну стрілку натисніть ліву кнопку миші і потягніть в потрібному напрямі.

Вирівнювання даних у комірках. За замовчуванням Excel вирівнює вміст комірки по нижньому краю, при цьому текст - по лівій межі колонки, число - по правій. Користувач може змінити ці установки, використовуючи вкладку "Выравнивание" вікна діалогу "Формат ячеек" або відповідні кнопки панелі інструментів "Форматирование". Крім опцій горизонтального і вертикального вирівнювання, ця вкладка дозволяє встановити переноси слів у комірках (прапорець "Переносить по словам"), а також встановити орієнтацію тексту (одна з опцій у полі "Ориентация") та об’єднання виділених комірок

Оформлення таблиць (встановлення обрамлення комірок, візерунку фону)

Для обрамлення таблиці слід: виділити комірки таблиці, вибрати команду Формат / Ячейки; вибрати вкладинку Граница; у полі Тип линии вибрати тип лінії рамки; у списку Цвет вибрати колір лінії; для обрамлення виділених комірок ззовні слід натиснути кнопку Внешние, для внутрішніх - Внутриние,за допомогою групи кнопок Отдельные можна встановлювати та знищувати окремі лінії, для зняття обрамування потрібно натиснути кнопку Нет.

Елементи таблиці можна зафарбувати різним кольором і оздобити візерунками. Для цього виділіть комірки, виберіть команду Формат / Ячейки;виберіть вкладинку Вид; у палітрі кольорів виберіть потрібний колір, у рамці Образец з’явиться зразок з вибраними параметрами, у списку Узор виберіть візерунок; натисніть ОК.

12. Вставка та видалення рядків, стовпців, комірок

Для вставки порожніх рядків (стопців):

w Виділіть рядок (стовпчик), над яким потрібно вставити рядок (стовпчик , перед яким потрібно вставити новий стовпчик).

w Виберіть меню Вставка /Строки (Вставка /Столбцы).

Аналогічно можна вставити декілька рядків (стовпців), число вставлених рядків (стовпців) дорівнюватиме числу виділених.

Для вставки комірок використовують команду Вставка /Ячейки.

Для видалення рядків (стопців):

w Виділіть рядки (стовпчики), які потрібно видалити .

w Виберіть меню Правка /Удалить.

При видаленні комірки після того як обрали команду Правка /Удалить, з’явиться діалогове вікно, в якому потрібно за допомогою перемикачів потрібно визначити напрямок переміщення сусідніх комірок, які заповнять звільнене місце.

13. Прийоми копіювання (розмноження), переміщення даних в Excel

В програмі Excel є декілька способів копіювання (розмноження), переміщення даних:

1. Копіювання (переміщення) за допомогою буферу обміну:

w виділити чарунки, які потрібно скопіювати (перемістити);

w на панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Копировать (Вырезать) або в меню Правка / Копировать (Вырезать);

w зробити активною чарунку, куди потрібно вставити скопійовані (вирізані) дані;

w на панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Вставитьабо Правка / Вставить.

2. Копіювання і переміщення всього вмісту чарунки за допомогою миші:

w виділити чарунки, які треба перемістити чи скопіювати;

w помістити вказівник миші на рамку виділеного інтервалу так, щоб він набув форму стрілки;

w щоб скопіювати чарунки, втримуючи Ctrl, перетягніть діапазон до лівої верхньої чарунки області, в яку потрібно вставити дані;

w щоб перемістити чарунки, перетягніть діапазон до лівої верхньої чарунки області, в яку потрібно вставити дані;

w щоб перетягнути діапазон на інший лист, утримуйте клавішу Alt.

3. Копіювання(розмноження) за допомогою маркера розмноження:

w зробити активною чарунку, дані якої розмножаються;

w встановіть вказівник миші на маркер розмноження (правий нижній кут активної чарунки), при цьому вказівник набуде вигляду маленького чорного хрестика;

w натиснути ліву кнопку миші і , утримуючи її в цьому стані, протягнути вказівник по чарункам, в які потрібно розмножити дані. Якщо до цього в зоні вставки були інші дані, вони заміняться новими.

За допомогою маркера розмноження можна не лише скопіювати певні дані по горизонталі чи вертикалі, а й ввести деякі, передбачені в програмі Excelпослідовності (наприклад, дні тижня назви місяців, прогресії). Це спосіб автозаповнення комірок таблиці: для введення якоїсь послідовності введіть принаймні 2 перші її члени в сусідні комірки, виділіть ці комірки і розмножте за допомогою маркера розмноження на потрібний діапазон.

14. Відносні та абсолютні посилання на чарунки

Посилання (адреса) вказує на чарунку чи діапазон чарунок робочого листа і передає Excel відомості про розміщення значень чи даних, які потрібно використовувати в формулі.

В залежності від задач які виконуються в Excel можна використовувати відносні посилання, які визначають розташування чарунки відносно розташування чарунки з формулою, або абсолютні посилання, які завжди вказують на конкретні чарунки.

Відносне посилання (відносна адреса чарунки) - це така форма запису адреси чарунки в формулі, яка при копіюванні змнюється.

Приклади запису відносних посилань: А1, С75 і т. д.

Наприклад, якщо мається формула в чарунці В4, яка множить вміст чарунок А5 і С1 (=А5*С1), то при копіюванні формули в іншу чарунку зміняться обидва посилання. Наприклад, при копіюванні B5, C4, D5 формула зміниться таким чином:

Абсолютне посилання (абсолютна адреса чарунки) - це така форма запису адреси чарунки в формулі, яка при копіюванні не змінюється.

Приклади запису абсолютних посилань:

$А$1(повністю абсолютне посилання на чарунку А1), $D4 (напівабсолютне посилання на чарунку D4, при копіюванні не буде змінюватися ім’я стовбця), V$2 (напівабсолютне посилання на чарунку V2, при копіюванні не буде змінюватися номер стовпця).

Наприклад, якщо в чарунку В4 потрібно ввести формулу, яка множить вміст чарунок А5 і С1, причому адреса чарунки А5 при копіюванні не повинен змінюватися, вона повиння мати вигляд =$А$5*С1. при копіюванні формули в інші чарунки ( наприклад, B5, C4, D5) буде змінюватися тільки посилання С1 (див. малюнок)

Якщо формула записана, але необхідно змінити відносні посилання на абсолютні (чи навпаки), то виберіть чарунку з формулою, в рядку формул виділіть посилання, яку необхідно змінити, натисніть на клавіатурі функціональну клавішу F4.