Проектирование кодов – важнейшая составная часть информационного обеспечения АИС. Любой проект АИС предусматривает создание кодификаторов в разрезе номенклатур экономической информации.
Коды – это условные обозначения, обеспечивающие замену наименований единиц информации в форме каких либо знаков (Букв, цифр), импульсов, сигналов.
Кодирование осуществляется при регистрации информации, ее передаче и обработке (поиск, группировка, сортировка).
Требования к построению кодов
1. Коды разрабатываются в пределах одной номенклатуры. Номенклатура – это совокупность всех позиций однотипных реквизитов и показателей.
Пример 1: Номенклатура видов оплат
01 – оплата по окладу
02 – оплата повременно
03 – оплата сдельно
04 – ежемесячная премия
и т.д.
2. Условные обозначения в пределах одной номенклатуры должны быть одинаковой длины (одной значности, см. примеры выше).
3. Построенные коды должны легко запоминаться, для этого необходимо применить рациональный метод и систему кодирования.
4. Коды должны иметь минимальное количество знаков в целях экономии труда при кодировании и расшифровке реквизитов и показателей.
5. Коды должны содержать группировочные признаки данной номенклатуры, для удобства в выборке по запросам.
Пример: Номенклатура единиц измерения.
Наименование группы ед. измерения
Код
Наименование единицы измерения
Код
Полный код
Меры длины
мм
см
дм
м
Меры весов
г
кг
ц
Меры площади
кв.м.
га
6. Коды должны быть едиными на всех стадиях процесса преобразования информации, а также едиными для всех функций управления.
Пример: коды валют
0 – рубль
1 – доллар
2 – евро
Под системой классификации планово-учетных номенклатур понимается совокупность правил распределения заданного множества объектов на подмножества, которые имеют определенные признаки сходства или различия.
Под классификацией для кодирования объектов понимают систематизированный свод наименований отдельных групп объектов в номенклатуры и присвоение им условных обозначений.
Классификация предшествует кодированию, т.е. сначала необходимо правильно сгруппировать объекты кодирования, а затем давать им кодовые обозначения.
В экономике при автоматизированной обработке применяются следующие виды классификаторов:
· Общероссийские классификаторы, утвержденные и зарегистрированные в Госстандарте (едины для всей страны);
· Отраслевые, единые для отдельной отрасли деятельности;
· Локальные характерны для данного предприятия, банка, фирмы.
Классификатор может быть построен с применением иерархического и фасетного методов.
Иерархический методклассификации строится на основе последовательных многоуровневых отношений между объектами классификации. При этом каждый объект может попасть в одну и только в одну классификационную группу.
Этот метод удобен для выделения функционально подчиненных объектов.
Пример: Классификатор структурных подразделений с/х предприятия
С/Х предприятие
Отделение 1 Отделение 2 Отделение 3 Отделение 4 1 ур.
Раст-во Жив-во Раст-во Жив-во 2 уровень
Бриг1 бриг2 ферма1 ферма2 3 уровень
Фасетный методклассификации предусматривает деление объектов кодирования по нескольким признакам одновременно. При этом каждый объект может быть отнесен к различным независимым классификационным группам.
!!! Внутри кода, построенных по фасетному методу может быть применен классификатор и даже не один, построенный по иерархическому методу.
При иерархическом кодировании такое не допускается.
Пример:
Список работников предприятия
Виды оплат
Категории работников
Иванов – 01
Оклад – 1
Основные – 1
Петров – 02
Сдельная – 2
Совместители – 2
Сидоров – 03
Повременная – 3
Договорники – 3
Все три объекты классификаторов независимы между собой. Но каждый работник может быть отнесен к любому объекту классификации.
Например:
1) Иванов может работать по окладу и сдельно и при этом, являться основным работником и договорником.
2) Петров может работать только сдельно, и при этом, быть основным работником и совместителем.