Переход на массовую компьютеризацию задач, решаемых в муниципальном управлении, обусловлен:
· высокой динамичностью изменения обстановки в новых экономических условиях;
· необходимостью учета значительного числа факторов и ограничений при решении вопросов обеспечения жизнедеятельности города;
· необходимостью обработки больших объемов информации в процесс е изучения и оценки обстановки, подготовки и принятия управленческих решений.
Информатизация управленческой деятельности в городах реалиуется, как правило, в соответствии с разработанными концепциями оздания автоматизированных информационных систем, в которых пределяются цели и основные положения построения конкретной истемы, ее организация, приоритетность и этапность выполнения абот. С учетом современных достижений в области информатизаии управления ведутся разработка и внедрение в административноJзяйственные структуры вычислительной техники, средств связи и овых информационных технологий.
Особое внимание уделяется обеспечению информационной и ин:ллектуальной поддержки управленческой деятельности администра1Вных органов (начиная от мэрии ДО низовых звеньев управления) и к:азанию информационных услуг предприятиям, организациям и на:лению города. Этому способствует тщательное изучение организаfЮННЫХ структур и основных этапов процесса управления, вклюlЮЩИХ планирование деятельности, контроль за складывающимися пуациями, формирование по результатам их анализа управляющих )здеЙствиЙ. Управленческие функции реализуются специалистами и rководителями структурных подразделений постоянно, протекают в ~CTKOM временном ритме оперативного реагирования на меняющуюl обстановку, а потому требуют информационного сопровождения и ,rработки сценариев поведения специалистов на каждом АРМ как ене городской сетевой информационной среды.
В интересах обеспечения эффективного функционирования сисмы административных органов управления, их дальнейшего развия, а также для информационного обслуживания населения в городах /Нкционируют отделы информатики, которые могут создаваться в руктуре мэрии либо быть подразделением муниципального ВЦ.
Информационная структура города строится с учетом структуры процессов функционирования его органов управления, потребно~й в информационном обеспечении населения и различных орга[зациЙ. Безусловно, важнейшей целью создания и функционироваlЯ ИС управленческой деятельности административных структур пяется автоматизированная обработка всей поступающей инфордии для принятия мэром И руководящим звеном мэрии своевренных, взвешенных и наиболее обоснованных решений по управfIИЮ социально-хозяйственным комплексом города.
Представленная на рис. 13.1 обобщенная структура мэрии города казывает составляющие систему городского управления подразде:-rия, должностные лица которых являются пользователями инфорции. Структурная схема административных органов в основном лветствует составу функциональных подсистем муниципальной :, которая решает такие к(>мплексы функциональных задач, как:
· законодательное и нормативное обеспечение;
· экономика, финансы и налогообложение; · управление муниципальным имуществом; · социальная защита и помощь населению;
· здравоохранение;
· землеустройство, строительство, архитектура и экология;
· жилищное и коммунальное строительство;
· дороги и транспорт;
· образование;
· культура и спорт;
· торговля, общественное питание и бытовое обслуживание населения;
· охрана и правопорядок.
Функциональные подсистемы отражают вертикальную структуру JpraHOB управления на всех уровнях власти - городской совет, мэрия, администрации округов, органы управления муниципальных учреждений.
Ведомственные организации представляют собой взаимодействующие подсистемы, с которыми организуется и осуществляется обмен информацией по интересующим вопросам.
Распределение по функциональным подсистемам определяет осfЮВУ структуры ие города, так как информация в них л.егко струкгурируется по предметному признаку, обеспечивая необходимую унификацию для автоматизации процессов сбора, обработки, хранеfIИЯ, накопления в банках данных и использования информации в I1ределах подсистемы. В интересах совместно решаемых задач между 110дсистемами осуществляется автоматизированный обмен информацией, что обеспечивает функционирование системы в целом.
При создании муниципальных ие, как правило, вьщеляют справочно-аналитическую и управленческую ее части.
Функционирование системы управления городом невозможно без ~правочно-аналитической системы, в которой сосредоточиваются 50льшие общегородские массивы данных. Так, в крупных городах созJ,аются автоматизированные банки данных в масштабе городского хошйства, имеющие целью своевременно обеспечивать широкий сцектр 110льзователей актуализированными достоверными сведениями о со~тоянии объектов и субъектов городского хозяйства за определенный l1ериод времени. В частности, разрабатываются и функционируют базы щнных по территориальному кадастру (Землепользование, Застройка, <\Дминистративное деление, Транспортно-улично-дорожная сеть, Ин'кенерное обеспечение и др.), база данных по предприятиям и организациям (например, Общегородской реестр предприятий г. Москвы, со~тавленный Московской регистрационной палатой), базы данных по щаниям жилого и нежилого фонда, адресов строений и т.п.
Большое практическое использование получили базы данных, усraнавливающие взаимодействие физических и юридических лиц с объектами недвижимости, обеспечивающие учет распределения жилой площади, учет квартиросъемщиков и др.
Управленческая часть системы развивается по мере автоматизации рутинных процедур реализации функциональных задач и принятия решений, составной частью которых являются расчеты. В отличие от задач справочно-аналитического характера управленческие задачи обычно имеют четкую периодичность и жесткие сроки исполнения. Примерами автоматизированного решения наиболее крупных задач являются расчет и выдача пенсий или расчет и распечатка платежных документов по сбору квартирной платы с использованием новых информационных технологий. Выделение справочноаналитической и управленческой частей, как показывает практика, ускоряет поэтапный ввод в действие ие муниципалитета, но при этом следует не допускать необоснованного создания дублирующих баз данных в АРМ специалистов. Последнее может привести к нарушению принципа системного подхода в создаШ1И информационного обеспечения служб муниципалитета, отрицательно сказаться на обновлении информации в справочно-аналитической части, привести к распаду системы на функционирование отдельных автоматизированных рабочих мест.
Функциональные задачи, решаемые в условиях ие муниципального управления, связаны со стратегическим, перспективным и текущим планированием развития, учетом и контролем, регулированием муниципальной собственности. Для этого в структурных подразделениях органов управления создаются АРМ специалистов и базы данных, обеспечивающие решение задач по управлению средствами местного бюджета, ценными бумагами, муниципальными внебюджетными и валютными фондами, имуществом органов самоуправления, а также землей и другими природными ресурсами, находящимися в муниципальной собственности, унитарными предприятиями, учреждениями, организациями, муниципальными банками и другими финансово-кредитными организациями, муниципальным жилым фондом, нежилыми помещениями и Т.П.
Рассмотрим важнейшие направления информатизации работ, которые реализуют административный аппарат мэра города и сотруд -.
ники подчиненных ему департаментов и комитетов городского самоуправления.
EI Административное управление мэрии основывается на широком использовании распространенных общепользовательских и специализированных программных продуктов. Информатизация этого вида деятельности должна обеспечивать:
· работу должностных лиц с нормативно-справочной информацией;
· ведение учета и отчетности технических, материальных, финансовых и других ресурсов;
· осуществление планирования и контроля выполнения планов;
. применение в процессе деятельности должностных лиц pac'l четных задач и моделирования ситуаций;
· осуществление проектирования и макетирования документации;
. статистическую обработку данных;
· ведение служебной переписки, оформление нормативно;.i распорядительной и финансовой документации.
Цля реализации административных функций аппарат управления ос,ается специализированными рабочими местами, его сотрудникам :печен доступ К постоянно актуализируемым базам данных, охватыщим практически все направления решаемых функциональных задач. позволяет осуществлять информационное обеспечение деятельности 1 города и органа законодательной власти, вести подготовку закон 0~КТOB ДJ1я внесения их мэром города в органы государственной власти lСТИ, готовить проекты решений законодательной власти города.
Информатизация административной деятельности руководящих )тников мэрии предусматривает внедрение и использование lвочно-правовых систем, безбумажных технологий делопроизвод[, электронного документооборота, а также ряда других реализо'IbIX фирмами-разработчиками офисных и административных граммных средств и имеющегося на рынке программного обеспе1151. В их числе широко применяемые программные средства обюльзовательских приложений, систем обработки документов, (тронной почты. В качестве примеров можно привести пролмные средства для ведения делопроизводства, позволяющие цествлять регистрацию и контроль исполнения выпускаемых мэй нормативно-распорядительных документов, проверку исполнепостановлений и распоряжений как мэра города, так и норма'Iо-правовых актов вышестоящих органов власти; осуществлять юрмационно-аналитическое и программное сопровождение дея,ности мэра, вице-мэра; обеспечивать информационное взаимо:твие со структурными органами мэрии, аппаратами органов гоtрственной власти области, общественными объединениями, дейIЮЩИМИ на территории города; вести сбор и обработку информао социально-экономических, политических и правовых процеспроисходящих в городе и области.
Автоматизированные рабочие места (АРМ) юристов, экономистов, 'алтеров, руководителей и специалистов органов власти и управлеоснащаются справочной правовой системой (СПС) «Консультант )С», которая содержит документы органов государственной власти и условии, если она создана в ходе сотрудничества регионального !J,ставительства сети «Консультант Плюс» С местными органами влаи управления, включает и документы местного самоуправления кретного субъекта Российской Федерации. Система позволяет опешно осуществлять поиск необходимых документов по разным критериям: тематике, виду документа, принявшему его органу, названию документа, его номеру, дате принятия, тексту и ключевым словам.
В структурных подразделениях города могут использоваться как локальные версии СПС «Консультант Плюс», так и сетевая версия на необходимое количество пользователей. В целях создания действенной системы правовой информированности предприятий города, обеспечения открытости и общедоступности нормативных актов местного самоуправления между мэрией города и редакцией электронного средства массовой информации, каким является региональное представительство системы «Консультант Плюс», заключается договор о систематическом пополнении системы новыми сведениями.
В администрации ДJ1я организации электронного документооборота, ведения электронных копий журналов регистрации, передачи документов по сети, контроля за выполнением распоряжений и постановлений создается подсистема «Документооборот», а для регистрации входящих писем, контроля за их прохождением, учета и контроля исходящей корреспонденции создаются автоматизированные подсистемы «Входящие письма» и «Исходящие письма». Создаются локальные базы данных с полными текстами распоряжений и постановлений главы администрации. Для записи населения на прием к руководству администрации АРМ инспектора общественнойприем,ной оснащается не только подсистемами ДJ1я регистрации входящей и исходящей корреспонденции, но и базоЙ данных «Прием» и т.п.
EI Департамент муниципального имущества является одним из важнейших структурных подразделений мэрии. Информатизация деятельности этого департамента должна охватывать функции управления, пользования, распоряжения муниципальной собственностью, а также отражать в БД факты государственной регистрации юридических лиц и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Для специалистов департамента создаются АРМ, где с использованием П К формируется реестр муниципальной собственности, автоматизируются процедуры регистрации с занесением в базы данных, осуществляется учет арендноЙ платы. Все АРМ оснащаются справочно-поисковыми системами. В частности, ППП «Имущество» осуществляет поиск и выборку информации в различных разрезах, позволяет производить учет муниципального имущества, муниципальных предприятиЙ, учреждений, организациЙ. Обеспечивается автоматизация таких наиболее трудоемких процедур, как ввод и корректировка информации по муниципальным зданиям и помещениям, муниципальным предприятиям, учреждениям и административным органам, поиск зданий по адресу, а также формирование и печать различных отчетов и выборок. Значительное удобство пользователю создает наличие в ППП специальной программы по приему
юрмации на магнитных носителях из муниципального учрежде~ технической инвентаризации и учета операций с недвижимоD о муниципальных зданиях. Эта информация используется для ~ения изменений в БД и выполнения контрольных операциЙ.
Специалисту, ведущему учет арендной платы за имущество, граммно-технологическое обеспечение АРМ автоматизирует тафункции, как формирование договоров на аренду помещений и щние необходимых БД, отражающих содержание договорных доентов, списки арендаторов и поступающих платежей. Создавае: базы данных позволяют осуществлять необходимые корректики, поиск договоров по их номеру и арендатору, выдавать всю бходимую информацию по запросам, а также использовать ее для гавления отчетности о состоянии договоров аренды и поступив,..
{ платежах. Программное и информационное обеспечение АРМ воляет автоматизировать составление оборотно-сальдовых веДОтей, квитанций по оплате, ведомостей должников с различными ками задолженности, списки заканчивающихся договоров и Т.Ц. )бходимая для работы специалиста информация может поступать обработку не только на бумажных носителях, но и по каналам 3и с отражением на мониторе, что особенно удобно специалистуьзователю при непосредственной работе с арендаторами.
На рабочих местах специалистов, занимающихся регистрацией щических лиц или предпринимателей, устанавливается информаIнно-справочная программная система, которая позволяет не тольвводить и корректировать данные, вести поиск нужной записи по )чевому выражению, формировать выборки по различным призна1, осуществлять печать нужных отчетов, но и пополнять локальную у данных информацией, хранящейся на файл-сервере в качестве J,есистемных сведений для всех программных разработок. Такими:
[(ениями могут быть справочник улиц города, сведения о юридичех лицах, их ИНН, коды ОКПО, ОКОНХ и другая информация.
Автоматизированные рабочие места специалистов департамента lИципального имущества для ведения документации, формирова[ документов в электронном виде, регистрации входящей и исхоцей корреспонденции могут оснащаться дополнительными проммными средствами, автоматизирующими названные и другие доемкие процедуры.
EI Департамент городского хозяйства, являясь структурным ором управления, несет полную ответственность за состояние дел в 'асли. Поэтому информатизация управленческих процессов имеет' IЬЮ реализовать информационное обеспечение решения ФункциоIЬНЫХ задач в областях энергетического, дорожно-транспортного, IIИЩНО-КОММУНального хозяйства, средств связи и бытового обслувания населения для нормальной жизнедеятельности горожан, [ержания объектов внешнего благоустройства и надлежащего сагарного состояния города. Применительно к каждому из перечисленных направлений органами управления соответствующих организаций создаются на базе локальных, открытых вычислительных сетей, информационные технологии, которые позволяют специалистам этих организаций, используя АРМ и информационное взаимодействие с общесистемными базами данных муниципальной ИС, решать все необходимые функциональные задачи.
Одним из таких наиболее трудоемких комплексов задач является организация учета расчетов с квартиросъемщиками. Охарактеризуем кратко возможности ППП «Учет расчетов с квартиросъемщиками».
Пакет предназначен для выполнения начислений, учета поступлений сумм и вывода рабочих итоговых документов по расчетам с населением за жилье и коммунальные услуги. Такой пакет, как правило, используется в финансово-экономическом управлении департамента городского хозяйства, а также работниками учетно-контрольных групп. Пакет позволяет выполнять весь перечень работ - от корректировки данных по каждому лицевому счету квартиросъемщика и благоустройству каждого жилого дома до закрытия отчетного периода и распечатки всех необходимых документов. Пакет позволяет хранить и изменять все параметры лицевого счета квартиросъемщика, включая льготы и субси:дии, необходимые для производства начислений, выяснять текущий долг, текущее начисление, начисление за любой предыдущий период с учетом действующих в тот период тарифов и выполнять прочие расчеты, ускоряющие обслуживание квартиросъемщика. При вводе данных о поступлениях денежных средств автоматически производятся контроль за правильностью ввода сумм по квитанции, подсчет количества документов и сумм по пачкам квитанций, а также проверяется номер вводимого лицевого счета. Пакет позволяет распечатывать вщомости поступлений, оборотные ведомости за отчетный период, своды и описи бандеролей для сберегательного и других банков, осуществляющих прием платежей, сводные отчетные документы, информационные квитанции для квартиросъемщиков и многие другие необходимые в работе документы.
EI Департамент образования, культуры u спорта является структурным органом мэрии и в процессе своей деятельности имеет информационные связи с другими структурными подразделениями мэрии, областной администрации, а также с коммерческими инекоммерческими организациями, общественными объединениями и грюкданами.
Наиболее важным аспектом деятельности специалистов этого департамента является слежение совместно с финансовым управлением за движением финансовых потоков и, в частности, потоками бюджетных средств. Поэтому для автоматизации работ бухгалтера и экономистов в учреждениях, занимающихся распределением финансовых средств, кредитованием подотчетных учреждений и составлением сводной отчетности создаются АРМ со специализированным программным обеспечением, позволяющим генерировать платежные поручения после ввода сумм финансирования по учреждениям, формировать уведомления для учреждений после ввода векселей, взаи:.J1 мозачетов и выделенных кредитов. Эксплуатация АРМ основывается I на постоянном обновлении БД, содержащих списки банков и учреждениЙ, реквизиты плательщика и других, что позволяет формироваТВI с использованием ПК все основные отчеты, связанные с отражением' финансирования, кредитования, формирования остатков с нарастающими поквартальными итогами, расшифровкой финансирования по датам, по параграфам и Т.П.
а ОсновноЙ задачей информатизации в деятельности дeпapтa~ мента здравоохранения и социальной защиты является организация информационного сопровождения движения бюджетных и других финансовых средств, которые предназначены для охраны здоровья I:I гарантированной доступной медицинской помощи населению города, выделяются бюджетом на гарантированную поддержку семьи, пожилых граждан, инвалидов, а также на развитие системы социальных служб, пенсионного обеспечения.
В формировании информационного обеспечения решения функциональных задач в области здравоохранения и пенсионного обеспечения большое значение отводится созданию и актуализации общесистемных и локальных баз данных. Они содержат справочные и статистические данные о проживающем в городе населении, состоянии эпидемиологической обстановки, проводимых медицинских осмотрах, прививках, а также позволяют выявлять финансовые затраты, которые связаны с проведением профилактических мер и лечением заболеваний. Большое значение уделяется анализу прохожде~ ния денежных средств между городским управлением здравоохранения и медицинскими страховыми компаниями.
Подсистема «Социальная защита» кроме общесистемных баз данных предусматривает использование большого разнообразия специализированных БД, необходимых для ведения в электронном виде документации по денежному содержанию пенсионеров различных групп. Так, создают~ ся БД «Ветераны», «Инвалиды», «Слепые», «Многодетные», «Материодиночки», «Блокадники», «Репрессированные», «Военные узники», «Военные пенсионеры» и др. Создаются АРМ, которые оснащаются программным обеспечением для комплексного решения задач по начислению и выплате пенсиЙ. Такое программное обеспечение устанавлива~ ется на рабочих местах специалистов не только в департаменте муниципалитета города, но и в территориальных отделах соцзащиты населения. Программный комплекс «Расчет пенсиЙ» позволяет про изводить начис~.
ление пенсиЙ, просчитывать более выгодныЙ вариант расчета, оператив,", но формировать выплатные документы для почтовых отделениЙ связи или банков, создавать сводные и статистические отчеты для Пенсионного фонда. Информация из баз данных этого комплекса предоставляеТ-1 ся в городскую налоговую инспекцию, используется при корректировке данных медицинских страховых компаниЙ. Пополнение баз данных Производится ежедневно в территориальных отделах социальной защиты населения города.
