ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале теку­щего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структу­ры организации, но не реже одного раза в пять лет. Еже­годно (в последнем квартале) она уточняется, перепечаты­вается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенкла­тура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой докумен-тационного обеспечения организации или лицами, ответ­ственными за документацию на основе типовых и при­мерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Пе­речней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все до­кументы, которые образуются в деятельности организа­ции в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подраз­делений, общественных организаций и учреждения в це­лом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел пе­чатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — ис­пользуется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвертый — в госу­дарственном архиве, куда документы поступают на посто­янное хранение.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклату­ры дел составляется итоговая запись о количестве заве­денных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

В соответствии с заголовками номенклатуры дел ис­полненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соот­ветствуют заголовку дела.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формировани­ем дел возлагается на службу документационного обеспе­чения организации.

Документы организации группируются в дела по оп­ределенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.