Составление текста и, систематизация заголовков в номенклатуре дел

Виды номенклатур дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В деятельности любой организации возникает огром­ное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а при необходимости быстро их найти, необходим класси­фикатор, которым является номенклатура дел организа­ции.

Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организа­ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус­тановленном порядке.

Существуют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел органи­зации.

Типовая номенклатура делсоставляется для опреде­ленных категорий организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура делустанавливает пример­ный состав дел для организаций, однородных по характе­ру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенк­латуры дел каждая организация обязана иметь индивиду­альную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном ка­лендарном году. Она составляется для обеспечения поряд­ка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов в дела, системати­зацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел:

— наименование организации;

— наименование вида документа

— дата;

—регистрационный номер;
—место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;
— подпись;

— грифы согласования и утверждения.

Текст номенклатуры дел состоит из разделов. Чаще всего названиями разделов служат наименования струк­турных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т.д. Названиями разделов но­менклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — организация управления, 02 — планирование и т.д.), и должности руководителей и специа­листов организации (01 — директор, 02 — зам. директо­ра по УПР, 03 — зам. директора по УВР, 04 — зам. ди­ректора по АХЧ и т.д.).

Внутри разделов дела размещаются по степени важно­сти включенных в них документов и их взаимосвязи. В начале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т.д.

Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.

В первой графепроставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и поряд­кового номера дела. Например: 01-04, где 01 — индекс канцелярии, а 04 — порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.»

Во второй графе(«Заголовок дела (тома, части)») ука­зываются заголовки дел. Заголовки дел должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов дела. Они могут иметь следующие элементы:

1. Название вида дела или разновидности документа. Например, «Приказы директора по личному составу за 1997 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и другие)».

2. Название автора документа организации или струк­турного подразделения. Например, «Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 1997 г.».

3. Название адресатов или корреспондентов организа­ций, которым будут адресованы или от которых будут по­лучены документы. Например, «Переписка с АО «Квант» по вопросам поставки оборудования в 1997 г.».

4. Краткое содержание документов дела. Например, «Переписка УПО с базовыми предприятиями об органи­зации производственной практики учащихся в 1997 г.».

5. Название местности (территории), с которой связа­но содержание документов дела. Например, «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Мо­сковской области».

6. Даты (период), к которым относятся документы де­ла. Например, «Протоколы педсоветов за 1997 г.».

7. Указание на копийность документов дела. Напри­мер, «Гарантийные письма. Копии».

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических на­званий.

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен иметь сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием. Например, «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заго­ловки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т.п.

Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность. Например, «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)».

В заголовках дел документов одной разновидности не­обходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указы­вается кратко. Например, «Протоколы заседания кафед­ры».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчет­ную документацию, указывается период (месяц, квартал, год). Например, «План работы УПО на 1998 г».

Заголовок дел, не завершенных делопроизводством в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации следующего года с тем же названием.

Графа 3, указывающая количество дел (томов, час­тей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 («Срок хранения дела и № статьи по Переч­ню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или дру­гие документы.

Графа 5 («Примечания») заполняется в течение ка­лендарного года. В ней указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении сро­ков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о ли­цах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе ин­формации с традиционного носителя на машинный (ин­декс машиночитаемого документа) и др.

Номенклатура дел конкретного предприятиясоставляется для отдельно­го предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветв­ленной организационной структурой, как правило, составляются но­менклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕ­НИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ