Регистрационные формы и их заполнение

Индексация документов

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и ко­мандировок.

3. Технические задания на командирование специали­стов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы, программы.

8.Рекламные извещения, плакаты, программы сове­щаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных догово­ров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам пред­приятия с пометкой «лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

Индексация документов — присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и услов­ных обозначений при регистрации).

Регистрационный номер документа состоит из поряд­кового номера, который может быть дополнен индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по но­менклатуре дел, индекса по используемому классифика­тору. Например, 01/16/87, где 01 — индекс структурного подразделения, 16 — номер дела по номенклатуре дел, а 87 — индивидуальный регистрационный номер доку­мента.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.

Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Их порядковые регистрационные номера присваиваются начиная с № 1 с 1 января текущего года и заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены «к», «ок» (кадры), другие обозначения.

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки (РКК), вводить данные о документах в ПЭВМ.

В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов.