Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Это самый распространенный вид распорядительных документов.
В организациях приказ может издаваться в соответствии с указанием вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организаций или отдельных работников.
Существует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно – хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т.д.
Реквизиты приказа:
· наименование организации
· наименование вида документа
· дата
· регистрационный номер
· место составления
· заголовок к тексту
· текст
· подпись.
· Визы согласования
· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Датой приказа является дата его подписания.
Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковыми номерами в пределах календарного года.
Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «о» или «об». Он должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?», «О введении…», «О реформации…».
Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную.
В констатирующей части указываются причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Обычно используются фразы: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В целях обеспечения сохранности документов…».
Если основанием к изданию приказа является нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации. Например: «… на основании приказа… от 00.00.00 № 00 «О …».
«17» 09.99г. №11 г. Москва
Об обеспечении сохранности
документов в структурных
подразделениях Министерства
В целях обеспечения сохранности документов, создаваемых в подразделениях, и в связи с изменением структуры Министерства в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 августа 1999 г. № 892 и приказом Министра от 25 августа 1999 г. № 19
принять меры по обеспечению сохранности документов, находящихся в текущем делопроизводстве подразделений;
сформировать все имеющиеся документы в дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и передать их в Центральный архив Министерства, независимо от сроков их хранения;
документы, требующие исполнения, передать по акту вновь образованным структурным подразделениям.
2.Организационно-контрольному управлению оказать структурным подразделениям Министерства необходимую методическую помощь в этой работе.
3.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Деркача А.И.
Министр В. Михайлов
Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»
Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.
В распорядительной части излагаются предписания, указываются исполнители и сроки исполнения.
Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.
Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер начинаются с глагола неопределенной формы. Например: «провести инвентаризацию основных фондов в следующие сроки…».
Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) исполнителя в дательном падеже. Например: «Главному бухгалтеру Овчинниковой В.А. представить на утверждение …».
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не указывается.
Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом. «Контроль за исполнением приказа возложить на …», «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица.
Относятся к ОРД. Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т.п.
Протокол совещаний ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.
Реквизиты протокола:
· наименование организации
· наименование вида документа
· дата
· регистрационный номер
· место заседания
· заголовок к тексту
· текст
· подпись.
Датой документа является дата совещания, но не дата оформления или подписания протокола. Иногда совещание проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим способом: 20-23.12.97.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Заголовок протокола указывает название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности, он должен сочетаться в падеже с наименованием документа, например: «заседания педсовета», «производственного совещания», и т.п.
Текст протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые решения. Эти протоколы не отражают содержания выступлений, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах записывается полностью содержание всех выступлений.
Если к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений, то после фамилий выступающего и записи основного названия доклада делается отметка «Доклад прилагается», например:
СЛУШАЛИ:
Мазаеву О.Т. — об итогах окончания 1 полугодия 1997/98 уч. г. (Доклад прилагается).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих располагаются либо в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:
Присутствовали: зам. директора Мазаева О.Т, гл. бухгалтер Овчинникова В.А, преподаватель Черткова М.В.
На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.
Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «О» или «Об». Например: Повестка дня:
1. Об итогах зимней сессии.
2. О ходе подготовки к конференции.
3. Об утверждении программ курсов дисциплин.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня совещания. Эти разделы имеют три составные части:
1. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
2. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т.д.
Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.
Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. (Приложение решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), в виде копий или выписок из протокола.
