Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и др. документы, которые входят в состав организационно – распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В состав организационно – распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно - справочные документы.
К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т.д.
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов:
- название организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
- наименование вида документа;
- дата и номер документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции, общественные организации - постановления, распоряжения.
Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относятся служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др. документы.
Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.