Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор личная подпись О.В. Белова
01.06.98
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью.
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 67
Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:
Соколов 341 12 56
28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.
Данный реквизит включает в себя:
· слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;
· при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
· краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
· подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Например:
В дело 12-25 за 1998 г.
Николаева 24.05.98
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Располагается в левом нижнем углу документа.
При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает в себя: его входящий регистрационный номер, дату поступления документа,. Например:
Вх, № 03-14/16
Дата 27.06.98
Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.