В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя:
Фамилия И.О. исполнителя
Содержание поручения
Срок исполнения
Подпись руководителя
Дата резолюции
Например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.98
подпись 06.01.98
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
приказ - о приеме на работу
положение — о бухгалтерии
протокол — собрания акционеров
должностная инструкция — менеджера по кадрам
Располагается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
