Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.
Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:
· наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
· наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
· указание должности получателя (в дательном падеже);
· фамилия, инициалы (в дательном падеже);
· почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:
ООО «Тема»
Отдел рекламы
Начальнику отдела
Н.А. Петрову
117134 Москва
ул.Строителей, 8
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:
А.Н. Гуляеву
ул. Мира, 11, кв. 12
г. Новосибирск, 630102
Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание. Форма вежливого обращения для официальной письменной речи устанавливается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некорректно.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно:
Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.
Располагается в правой верхней части первого листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.
Придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер.
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
подпись А.Б. Сидоров
12.07.98
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказ директора
предприятия
от 05.08.98 № 15
Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ (ГСДОУ)
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации oорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни(должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.; организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)-
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, здании, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
