Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа -- по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование":

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Объединение ячеек. Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк. Это можно сделать двумя способами:

кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование";
галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется. Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Заливка ячеек цветом. Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

кнопка "Цвет заливки" на панели инструментов "Форматирование";
окно "Формат ячеек", закладка "Вид":

При установке флажка Переносить по словам вкладки Выравнивание окна диалога Формат ячеек (команда Формат/ячейки) текст будет переноситься, занимая в ячейке несколько строк.

Добавление границ ячеек. Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

Кнопка "Границы"на панели инструментов "Форматирование";
окно "Граница", вызываемое из кнопки "Границы" → Нарисовать границы...;

окно "Формат ячеек", закладка "Граница".

Изменение ширины столбцов и высоты строк:

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут!

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длинный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды "Ширина столбца..." ("Высота строки"). После выбора одной из них откроется окно "Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта).

Если вам нужно, чтобы в результате копирования формулы изменялся один компонент адреса, используйте смешанные ссылки.

Какие особенности ввода данных и их редактирования в ячейках ЭТ? 2. Перечислите коды наиболее распространённых ошибок в ЭТ. 3. Какие средства предоставляет табличный процессор для автоматизации вода данных? Как осуществить одновременный ввод одинаковых данных в несколько ячеек? Что такое автозавершение? 4. Что такое маркер автозаполнения? Что с помощью него можно сделать в ЭТ? 5. Какие типы данных распознаёт табличный процессор? Как вызвать окно Формат ячеек? 6. Перечислите и кратко охарактеризуйте форматы числа и текста. 7. Составьте небольшую табличку способов выделения ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк. 8. Какие операции можно осуществить с выделенным диапазоном? 9. Как выровнять данные в ячейках? Осуществить заливку ячейки цветом? Осуществить перенос по словам? 10. Изучите возможности вкладки Границы окна Формат ячеек. 11. Как изменить ширину столбца и высоту строк?

Тема 6.3: Типы данных в Excel. Составление формул и использование функций в Excel. Построение диаграмм.

1. Тип данных Excel: формула. Абсолютная и относительная адресация в Excel. Смешанные ссылки. Правила составления формул в Excel.

2. Функции в Excel . Мастер функций.

3. Вставка объектов в книгу. Построение диаграмм и графиков в Excel. Мастер диаграмм.

Все расчеты в Excel выполняют только формулы, которые являются ещё одним типом данных в Excel.Формулой Excel считает всё, что начинается со знака «=». Если в ячейке написать просто "1+1», Excel не будет вычислять это выражение. Однако, если написать «=1+1» и нажать Enter, в ячейке появится результат вычисления выражения - число 2. После нажатия Enter формула не пропадает, её можно увидеть снова, если сделать двойной щелчок по ячейке, или если выделить её и нажать F2. Также её можно увидеть в панели инструментов «Строка формул», если опять же выделить ячейку. После двойного щелчка, нажатия F2 или после щелчка в строке формул, можно изменить формулу, и для завершения нажать клавишу Enter. Для того, чтобы вставить в формулу адрес ячейки (ссылку на ячейку), не обязательно писать его вручную. Проще поставить знак «=», затем левой кнопкой щелкнуть на нужной ячейке или выделить нужный диапазон ячеек. При этом Excel подставит в формулу ссылку автоматически.

Формула – это совокупность операндов, соединённых между собой знаками операций и круглых скобок.

Операндом может быть число, текст, адрес ячейки или диапазона ячеек (ссылка на ячейку или диапазон), функция. Естественно, в формулах соблюдается приоритет выполнения операций (умножение выполняется раньше сложения и т. п.). Для изменения порядка выполнения операций используются круглые скобки.

В формулах различают арифметические операции и операции отношений. Арифметические операции и операции отношений выполняются над числовыми операндами.

Excel допускает следующие

арифметические операции и операции отношений:

· сложение «+»,

· вычитание «-»,

· умножение «*»,

· деление «/»,

· возведение в степень «^».

· больше «>»,

· меньше «<»,

· равно «=»,

· меньше или равно «≤»,

· больше или равно «≥»,

· не равно «≠».

Над текстовыми операндами выполняется единственная операция «&» («сложение»; амперсенд), которая к тексту первого операнда присоединяет текст второго операнда.

Относительные и абсолютные ссылки.Для того чтобы в формуле использовать значение, находящееся в какой-либо ячейке, необходимо сослаться на эту ячейку, указав её адрес. Ссылка на ячейку может быть относительной, абсолютной и смешанной. Это важно при копировании формул!

Относительная ссылка фактически задаёт смещение ячейки, на которую производится ссылка, относительно ячейки, в которой данная ссылка указывается. По этой причине при копировании формулы адрес ячейки, на которую производится ссылка, изменяется так, что смещение остается прежним (т.е., при копировании формулы происходит копирование действий, а адреса ячеек меняются на новые относительно нового местоположения формулы). Относительные ссылки создаются по умолчанию.

Абсолютная ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или копировании формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксированную позицию на рабочем листе. Признаком абсолютной ссылки является наличие двух знаков доллара ($) - перед именем столбца и перед номером строки. Однако, если вы не собираетесь заполнять формулу или копировать её в другие ячейки, в указании абсолютных ссылок нет никакой необходимости.

Смешанная ссылка при копировании корректируется частично. В смешанных ссылках содержится один знак доллара ($). Например, если он стоит перед именем столбца, то мы имеем абсолютную ссылку на столбец и относительную - на строку.

Абсолютные ссылки, пользуясь клавишей F4. Клавиша F4действует как переключатель. При первом нажатии она преобразует относительную ссылку в абсолютную, при втором в смешанную типа A$1, при третьем – в смешанную типа $A1, а при четвертом нажатии смешанная ссылка вновь будет преобразована в относительную.

В формулах можно использовать функции.

Функция –определенный алгоритм вычисления некоторого значения по заданным аргументам.

Excel содержит больше чем 400 встроенных функций. Функция имеет имя и список аргументов в круглых скобках. Аргументами могут быть числовые и текстовые константы, ячейки, диапазоны ячеек. Некоторые случаи требуют использования функции как одного из аргументов другой функции. В формулах можно применять до семи уровней вложения функций.

Диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции.

Для работы с мастером функций надо нажать кнопку Мастер функций в строке формул или выполнить команду Вставка/Функции. При этом открывается диалоговое окно Мастер функций – шаг 1 из 2, в котором можно выбрать категорию функций. При выборе категории в поле Функция выводится список функций данной категории. В этом списке можно выбрать нужную функцию. В строке состояния выводится краткое описание функции.

После выбора функции надо нажать кнопку Далее, в результате откроется окно диалога Мастер функций шаг 2 из 2, в котором можно указать аргументы функции. В поле Значение выводится значение функции при указанных аргументах.

После нажатия кнопки Готово формула вставляется в активную ячейку.

В поле ячейки может отображаться или формула, или значение. Вид отображения зависит от значения опции Формула вкладки Вид окна диалога Параметры. При установленной опции в ячейке будет отображаться формула. Если при вычислении формулы произошла ошибка, то в ячейку выводится сообщение об ошибках.

Для появления списка доступных функций также можно щёлкнуть по ячейке и нажать на клавиши SHIFT + F3или нажать ƒ_х. После ввода функции появляется всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами.

Полезные советы по работе с мастером функций:

Окно мастера функций можно перестаскивать за любую точку;
В окне мастера функций, выделяя ссылку и нажимая F4 один, или несколько раз, можно поменять тип ссылки (сделать абсолютной или смешанной);
Если какую-то функцию в формуле нужно заменить на другую, выделяем эту функцию в строке формул и вставляем нужную функцию. Выделенная функция заменится на вставляемую;
Клавиша "Tab" служит для переключения на следующий аргумент (текстовое поле), а сочетание "Shift+Tab" -- на предыдущее;
Если выделить ячейку, содержащую формулы с функциями и нажать кнопку f_x, то откроется окно мастера функций для одной из функций в формуле;
Для того, чтобы написать формулу типа "=СУММ(J1:J3)/СУММ(K1:K3)", откройте мастер функций, выберете функцию "СУММ", выделите нужный диапазон, затем щелкните мышкой в строке формул и в ней вручную наберите "/", затем нажмите на кнопку для вставки функции, и вставьте вторую функцию "СУММ".

Одно из средств облегчить и ускорить работы с функциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

СУММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

Полезный совет: Чтобы быстро узнать сумму значений в диапазоне, выделяем его и смотрим на строку состояния — там должна отображаться сумма;

СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;
СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);
МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;
МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.

Принцип работы кнопки:

1. Активируем ячейку, где должен быть результат (просто щелкаем);

2. Нажимаем на стрелочку справа от кнопки ;

3. Выбираем нужную функцию. После выбора Excel сам вставит знак «=», имя функции, круглые скобки, и даже попытается угадать диапазон, который мы ходим выделить (хотя он редко угадывает);

4. Выделяем связный диапазон ячеек. Excel вставит в круглые скобки адрес выделенного диапазона;

5. Если нужно, например, проссуммировать числа из несвязных диапазонов, зажимаем Ctrl, и выделяем нужное количество диапазонов. Excel сам поставит точку с запятой, и вставит ссылку на другой диапазон;

6. Когда выделили все нужные диапазоны, для завершения нажимаем Enter;

В процессе выделения можно нажимать F4 для изменения типа ссылки и F3 для вставки именованных ссылок.