Таблицы в MS Access создают с помощью шаблонов таблиц и полей, в режиме таблицы путем ввода данных и в режиме конструктора.
Шаблоны таблиц и полей используются для быстрого создания таблицы. Шаблон таблицы – это пустая заготовка таблицы с заданной структурой, то есть, составом и характеристикой полей. После выбора шаблона пользователь при необходимости может изменить структуру в соответствии со своими требованиями. Можно добавить поля из области задач Шаблоны полей. Шаблон поля — это предопределенное поле, которое включает имя поля, тип данных, значение свойства поля Формат и другие свойства поля. Выбранные поля перетаскиваются на таблицу методом «drag and drop» (или двойным щелчком мыши). Далее пользователь заполняет таблицу конкретными данными с помощью клавиатуры.
Access 2007 включает шаблоны таблиц, совместимые со списками таблиц Windows SharePoint Services 3.0, которые имеют такие же имена.
Контакты – используется для управления сведениями о деловых контактах. Содержит адрес электронной почты, URL-адрес веб-страницы и вложения, такие как договор об оказании услуг и фотография.
Задачи – используется для отслеживания задач и содержащая поле для вложений.
Вопросы – используется для отслеживания вопросов. Содержит поле для вложений и поле МЕМО с журналом старых значений полей, допускающее только добавление.
События – используется для управления событиями, которая содержит поле МЕМО с форматированным текстом и поле для вложений.
Основные средства – используется для управления основными средствами предприятия. Содержит два денежных поля, предназначенных для отслеживания износа основных средств.
В режиме конструктора пользователь по своему проекту задает структуру таблиц, указывая состав и перечень полей, их характеристики и свойства. Затем переходит в режим таблицы для ввода значений полей.
Режим таблицы дает возможность проектировать и заполнять таблицу данными при ее наглядном отображении на экране. Этот режим активизируется по умолчанию при открытии новой БД или устанавливается при использовании элемента Таблица во вкладке Создание интерфейса Лента. MS Access автоматически создает первое поле Код с типом Счетчик. В режиме таблицы доступны многие возможности режима конструктора, например, добавление и удаление полей, установка типов полей.
Создать связь между таблицами можно двумя способами:
· с помощью окна Связи
· с помощью перетаскивания поля из области Список полей в таблицу.
Связываемые таблицы должны иметь общее поле, которое в первой таблице является первичным ключом, а во второй таблице – внешним ключом.
Общие поля могут иметь различные имена, но они должны иметь одинаковый тип данных. Однако, если поле первичного ключа имеет тип Счетчик, поле внешнего ключа может также быть числовым полем, если свойство Размер поля обоих полей совпадает. Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать значение свойства Размер поля.
Первый способ связывания таблиц выполняется в окне Связи. Для этого на вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выбирается пункт Схема данных.
Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавить таблицу, в котором выбираются необходимые для связи таблицы и запросы. Если окно не открылось, на вкладке Структура в группе Связи его надо открыть кнопкой Добавить таблицу и после добавления таблиц и запросов на вкладку Схема данных окно Добавить таблицу следует закрыть.
Связь между таблицами создается перетаскиванием, как правило, поля первичного ключа из одной таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. В появившемся диалоговом окне Изменение связей выполняются действия по обеспечению целостности данных, включая настройку каскадных параметров. Каскадное обновление и удаление связанных записей обеспечивают автоматическое изменение данных в связанной таблице при внесении изменений в первую таблицу.
Чтобы создать отношение «один-к-одному», оба общих поля должны иметь уникальный индекс. Это означает, что свойства Индексированное этих полей должны иметь значения Да (Совпадения не допускаются).
Чтобы создать отношение «один-ко-многим», поле на одной стороне отношения (как правило, поле первичного ключа) должно иметь уникальный индекс. Поле на стороне «многие» не должно иметь уникального индекса. Это означает, что свойство Индексировано этого поля должно иметь значение Нет, либо Да (Допускаются совпадения).
При втором способе используется область Список полей, которая отображает поля, доступные в связанных таблицах, а также поля, доступные в других таблицах БД. При перетаскивании поля из «другой» (несвязанной) таблицы и выполнении инструкций мастера подстановок автоматически создается новое отношение «один ко многим» между таблицей в области Список полей и текущей таблицей.
Запроспредставляет собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с данными.
Основным средством создания запросов к БД является конструктор запросов. Окно конструктора имеет две области. В верхнюю область окна заносятся таблицы или запросы, являющиеся источниками полей для создаваемого запроса. В нижней части окна располагается бланк запроса, каждая строка которого имеет свое назначение:
Поле. В этой строке помещаются имена полей из источников данных для создания нового запроса. Каждое поле помещается в отдельный столбец бланка запроса в этой строке.
Имя таблицы. В каждом столбце в этой строке отражается имя источника данных для находящегося в нем поля.
Сортировка. Для поля, значения которого необходимо упорядочить, указывается тип сортировки.
Вывод на экран. Строка предназначена для установки флажков в тех полях, которые должны отображаться в новом запросе на экране.
Условие отбора. В данную строку (и в строку, расположенную ниже ее) вводятся критерии отбора записей, ограничивающие поиск записей в источниках данных. Критерий вводится в ячейку на пересечении строки Условие отбора и того поля, по которому будет выполняться отбор записей.
При проектировании некоторых типов запросов в бланке запросов появляются новые стоки, например, удаление, обновление, групповая операция.
Технология создания запросов включает следующие основные действия: определение источников данных (таблиц, запросов), отбор полей из источников данных для нового запроса, запись условий отбора, формирование вычисляемых полей и выражений.
Различают два типа запросов к БД: запросы на изменение и запросы на выборку.
Запросы на изменения включают четыре типа: запрос на добавление, запрос на удаление, запрос на обновление и запрос на создание таблицы
Запросы на выборку предназначены для извлечения данных из таблиц для просмотра или выполнения расчетов: простой запрос, запрос с вычисляемым полем, параметрический запрос, итоговый запрос, перекрестный запрос, запрос с повторяющимися записями.
Кроме этого, существует три основных типа запросов SQL: запрос на объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.
Рассмотрим некоторые типы запросов.
Запрос на удаление предназначен для удаления записей из одной таблицы или нескольких таблиц, связанных отношениями «один-к-одному» и «один-ко-многим». При проектировании запроса в бланк запроса помещаются только те поля, по которым будут указаны условия отбора на удаление.
Запрос на обновление используют в том случае, если необходимо обновить значения полей на новые. Например, для всех работников увеличивается премия на 10%. При проектировании запроса в бланке запроса в строке Обновлениев поле Премия, значения которого требуется изменить, вводится выражение, обеспечивающее замену прежних значений на новые: [Премия]*1,1. Если премия изменяется только для сотрудников со стажем больше 15 лет, то дополнительно в строку Условие отбора в поле Стаж вводится критерий для отбора нужных записей: > 15.
Запрос с вычисляемым полем. Содержит, кроме полей, выбранных из источников данных, дополнительные поля, значения которых будут являться результатом вычислений.
Итоговый запрос. Создается с целью выполнения расчетов в отобранных группах записей. К итоговым операциям относятся:
Sum–суммирование отобранных значений поля;
Avg– вычисление арифметического среднего отобранных значений поля;
Min – нахождение минимального значения среди отобранных значений поля;
Max –нахождение максимального значения среди отобранных значений поля;
Count– вычисление количества отобранных значений в поле;
StDev – расчет стандартного отклонения для отобранных значений поля;
Var – расчет дисперсии для отобранных значений поля;
First –отображение значения поля в первой отобранной записи;
Last –отображение значения поля в последней отобранной записи.
Параметрический запрос. Позволяет задавать разные условия отбора записей непосредственно при запуске запроса. При проектировании запроса в строку Условие отбора для заданного поля вводится приглашением на ввод параметра. Текст приглашения заключается в квадратные скобки. Например, [Введите фамилию сотрудника]. При появлении на экране этого приглашения пользователь должен набрать на клавиатуре и ввести конкретную фамилию. В результате запроса на экран выводятся сведения по указанному сотруднику.
Перекрестный запросотображает выбранныеиз источников данных записи в формате электронной таблицы, то есть часть полей выводится на экран по строкам, а часть – по столбцам.
